Name:
Location: Jakarta, Indonesia

Tuesday, October 31, 2006

INDIKATOR KINERJA PERPUSTAKAAN
SESUAI ISO 11620-1998 *
Sri Purnomowati ** dan Rini Yuliastuti ***


ABSTRAK

Artikel ini dmaksudkan untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai indikator kinerja perpustakaan yang termuat dalam ISO 11620-1998. Dijelaskan secara rinci cara pengukuran 29 (dua puluh sembilan) indikator kinerja perpustakaan yang dikelompokkan dalam 12 (dua belas) aspek/kegiatan/jasa perpustakaan, yaitu persepsi pemakai, layanan masyarakat, penyediaan dokumen, temu kembali dokumen, peminjaman dokumen, pengiriman dokumen, jasa referensi, penelusuran informasi, fasilitas, pengadaan dokumen, pengolahan dokumen, dan katalogisasi. Sementara itu 3 (tiga) aspek perpustakaan, yaitu : pendidikan pemakai, promosi, ketersediaan dan penggunaan SDM, belum tersedia indikatornya.
Kata Kunci : Kinerja perpustakaan; ISO 11620-1998


ABSTRACT

The purpose of this article is to describe library performance indicators in ISO 11620- 1998 details. This Internasional Standard explained how to measure 29 (twenty nine) library perf\ormance indicators, which grouped in 12 ( tweelf) library aspects/activities/services, such as: user perception, public services, providing documents, retrieving documents, lending documents, delivery documents, reference services, information searching, facilities, acquiring documents, processing document, and cataloguing. In the mean time, there are not availabilility indicators for 3 (three) library aspects, such as: user education, promotion, availability and use of human sources.
Kata Kunci : Library performance; ISO 11620-1998


* Dimuat di Marsela 3(1) 2001: 26-33.
** Peneliti di PDII-LIPI
*** Staf Sub Bidang Pengkajian Informasi Ilmiah PDII-LIPI

LATAR BELAKANG
Sejak satu dasawarsa terakhir, pengukuran kinerja perpustakaan banyak dibicarakan oleh pustakawan di lingkup internasional. Hal ini ditandai dengan maraknya seminar-seminar mengenai masalah tersebut yang diselenggarakan oleh lembaga-lembaga internasional. Dalam situasi krisis ekonomi seperti saat ini, pengukuran kinerja menjadi semakin penting untuk dilaksanakan karena setiap lembaga harus lebih berhati-hati dalam mempertanggungjawabkan dana yang telah dibelanjakannya.
Bermacam-macam indikator kemudian diusulkan sebagai alat untuk menilai kinerja perpustakaan. Berbeda dengan statistik perpustakaan yang biasanya difokuskan pada pengukuran input/output, pengukuran indikator kinerja lebih dititikberatkan pada pengukuran efisiensi, efektivitas, biaya-efektivitas dan dampak. Dalam artikel terdahulu telah dibahas seluk beluk pengukuran kinerja perpustakaan, dan telah diperkenalkan ISO 11620-1998 yang memuat 29 indikator kinerja (Sri Purnomowati 2000). Agar dapat melakukan analisa lebih jauh, maka kita perlu mengetahui ISO 11620-1998 secara lebih rinci. Oleh karena itu, artikel ini diharapkan dapat memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai ISO 11620-1998, aspek-aspek perpustakaan yang akan diukur, indikator apa yang digunakan, dan bagaimana cara mengukurnya.

ISO 11620-1998
Pada tahun 1995, draft Standar Internasional ISO 11620 mengenai indikator kinerja perpustakaan berhasil disampaikan pada konferensi IFLA ke 61 di Turki (Carbone 1995), dan setelah mengalami proses yang panjang, draft tersebut akhirnya resmi dipublikasikan pada tahun 1998 (International Organization for Standardization 1998).
Standar internasional ini dapat digunakan untuk mengukur kinerja semua jenis perpustakaan di semua negara. Keterbatasan pemakaian indikator kinerja secara individu, dapat dilihat dalam keterangan masing-masing indikator. Pengukuran indikator kinerja perpustakaan dimaksudkan untuk membandingkan kinerja suatu perpustakaan dari waktu ke waktu. Dengan alasan yang sangat kuat, pengukuran indikator kinerja dapat juga digunakan untuk membandingkan kinerja perpustakaan yang satu dengan yang lain, tetapi harus mempertimbangkan perbedaan misi perpustakaan, pengertian yang baik mengenai indikator yang digunakan dan hati-hati dalam menginterpretasikan data.
Kinerja perpustakaan didefinisikan sebagai efektivitas jasa yang disediakan oleh perpustakaan dan efisiensi sumber daya yang dialokasikan dan digunakan untuk menyiapkan jasa tersebut. Adapun indikator kinerja adalah pernyataan numerik, simbol atau verbal yang diperoleh dari statistik dan data perpustakaan yang digunakan untuk memberi ciri terhadap kinerja sebuah perpustakaan.
Dalam ISO 11620-1998, ada 12 aspek yang dapat diukur dengan menggunakan 29 indikator. Indikator yang termuat dalam ISO 11620-1998 adalah standar minimal tanpa menutup kemungkinan penambahan indikator baru oleh tim yang ditunjuk untuk melengkapi indikator yang sudah ada. Setiap indikator dalam ISO 11620-1998 terdapat uraian mengenai : sasaran, cakupan jenis perpustakaan yang dapat menggunakannya, definisi, metoda pengumpulan data dan cara perhitungan, cara menginterpretasikan data, sumber referensi, dan indikator lain yang terkait. Perlu diketahui bahwa penulisan nama indikator menggunakan huruf kapital pada awal kata, misalnya : Library Visits. Hal ini dimaksudkan untuk membedakannya dengan susunan kata yang berasal dari teks.
Indikator kinerja, secara sistematis ada hubungannya dengan proses perencanaan dan evaluasi perpustakaan. Oleh karena itu, proses pengukuran dan evaluasi hendaknya dilakukan secara reguler dan hasilnya dijadikan bahan masukan dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai alat perencanaan dan evaluasi, indikator kinerja mempunyai dua sasaran utama, yaitu : 1. memberikan kontrol pada proses manajemen dan sebagai dasar referensi untuk komunikasi antara staf perpustakaan, lembaga pemberi dana dan masyarakat pemakai; 2. menyediakan analisis komparatif terhadap kinerja dan jasa informasi perpustakaan yang mempunyai misi atau sasaran sejenis.
Mengingat begitu bervariasinya perpustakaan yang ada, maka tidak semua indikator yang disusun cocok untuk semua perpustakaan. Untuk memilih indikator yang akan digunakan, perpustakaan dapat berkonsultasi dengan pihak lain, seperti: lembaga induk, instansi terkait, pemakai dan lain-lain.



ASPEK YANG DIUKUR
Dalam ISO 11620-1998, terdapat 5 kelompok aspek yang dapat diukur, yaitu: persepsi pemakai, layanan masyarakat, layanan teknis, promosi, ketersediaan dan penggunaan SDM. Persepsi pemakai diukur melalui indikator kepuasan pemakai, sementara kelompok layanan masyarakat diukur dari aspek umum (melalui 4 indikator), aspek penyediaan dokumen (melalui 6 indikator), aspek temu kembali dokumen (melalui 2 indikator), aspek peminjaman dokumen (melalui 5 indikator), aspek pengiriman dokumen (melalui 1 indikator), aspek jasa referensi (melalui 1 indikator), aspek penelusuran informasi (melalui 2 indikator), aspek fasilitas (melalui 4 indikator), aspek pengadaan dokumen (melalui 1 indikator), aspek pengolahan dokumen (melalui 1 indikator), dan aspek katalogisasi (melalui 1 indikator). Sementara ini, aspek pendidikan pemakai, promosi, ketersediaan dan penggunaan SDM belum tersedia indikatornya (Lihat Tabel 1).

Tabel 1
Indikator Kinerja Perpustakaan Berdasarkan ISO 11620-1998

Aspek/Kegiatan/Jasa yang diukur Indikator
Persepsi pemakai Kepuasan Pemakai (User Satisfaction)
Layanan Masyarakat Persentase Target Pemakai yang Dicapai (Percentage of Target Population Reached)
Biaya per Pemakai (Cost per User)
Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita (Library Visits per Capita)
Biaya per Kunjungan ke Perpustakaan (Cost per Library Visit)
Penyediaan dokumen Ketersediaan Judul Dokumen (Titles Availability)
Ketersediaan Judul Dokumen yang Dibutuhkan (Required Titles Availability)
Prosentase Judul Dokumen yang Dibutuhkan Dalam Koleksi (Percentage of Required Titles in the Collection)
Ketersediaan dan Dapat Disediakannya Judul yang Dibutuhkan (Required Titles Extended Availability)
Penggunaan di Perpustakaan per Kapita (In Library Use per Capita)
Tingkat Penggunaan Dokumen (Document Use Rate)
Temu kembali dokumen Median Waktu Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Tertutup (Median Time of Document Retrieval from Closed Stacks)
Median Waktu Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Terbuka (Median Time of Document Retrieval from Open Access Areas)
Peminjaman dokumen Pergantian Koleksi (Collection Turnover)
Peminjaman per Kapita (Loans per Capita)
Dokumen yang Sedang Dipinjam per Kapita (Documents on Loan per Capita)
Biaya per Peminjaman (Cost per Loan)
Peminjaman per Petugas (Loans per Employee)
Pengiriman dokumen dari sumber eksternal Kecepatan Silang Layan ( Speed of Interlibrary Lending)
Jasa referensi Tingkat Ketepatan Jawaban yang Diberikan (Correct Answer Fill Rate)
Penelusuran informasi Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Judul (Title Catalogue Search Success Rate)
Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Subyek (Subject Catalogue Search Success Rate)
Pendidikan pemakai -
Fasilitas Ketersediaan Fasilitas (Facilities Availability)
Tingkat Penggunaan Fasilitas (Facilities Use Rate)
Tingkat Keterisian Kursi (Seat Occupancy Rate)
Ketersediaan Sistem Otomasi (Automated System Availability)
Pengadaan dokumen Median Waktu Pengadaan Dokumen (Median Time of Document Acquisition)
Pengolahan dokumen Median Waktu Pengolahan Dokumen (Median Time of Document Processing)
Katalogisasi Biaya per Judul Katalog (Cost per Title Catalogued)
Promosi -
Ketersediaan dan Penggunaan SDM -


CARA PENGUKURAN INDIKATOR
Cara pengukuran masing-masing indikator kinerja yang termuat dalam ISO 11620-1998 adalah sebagai berikut:

Kepuasan Pemakai
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai tingkat kepuasan pemakai terhadap jasa perpustakaan secara keseluruhan atau per jenis jasa. Indikator dapat juga digunakan untuk mengukur persepsi pemakai terhadap layanan umum perpustakaan seperti: jam buka perpustakaan, fasilitas belajar, ketersediaan dokumen, silang layan, permintaan jasa referensi, pendidikan pemakai, sikap petugas perpustakaan dan jasa perpustakaan secara keseluruhan.
Pengumpulan data dapat dilakukan melalui survei menggunakan kuesioner dengan pilihan jawaban berskala lima. Dan pemakai yang mengisi kuesioner dipilih secara representatif (random).
Rata-rata kepuasan pemakai untuk tiap layanan atau aspek layanan adalah: A/B
Keterangan : A = Jumlah nilai tiap layanan yang dinyatakan pemakai
B = Jumlah orang yang menjawab pertanyaan

Persentase Target Populasi yang Dicapai
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam mencapai populasi yang ditargetkan. Pengumpulan data dapat dilakukan melalui survei menggunakan kuesioner yang menanyakan apakah selama tahun ini mereka mengunjungi perpustakaan atau menggunakan jasa yang disediakan perpustakaan.
Persentase Target Populasi yang Dicapai adalah : A/B x 100%
Keteragan: A = Jumlah sampel yang menjawab ya
B = Jumlah sampel secara keseluruhan

Biaya per Pemakai
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai biaya jasa perpustakaan sehubungan dengan jumlah pemakai. Pengumpulan data dapat dilakukan melalui survei atau data yang diperoleh melalui komputer, selain itu juga dapat berdasarkan data anggaran belanja. Biaya per Pemakai (data dari komputer) adalah: A/B
Keterangan A = Jumlah pembelanjaan perpustakaan selama 1 tahun penuh
B = Jumlah pemakai yg terdaftar sebagai peminjam selama 1 tahun terakhir

Kunjungan Perpustakaan per Kapita
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam menarik pemakai menggunakan layanan yang disediakan. Dalam hal ini, kunjungan didefinisikan sebagai kegiatan memasuki perpustakaan dengan ijin untuk mengunakan salah satu layanan yang disediakan perpustakaan. Pengumpulan data dapat dilakukan melalui survei atau data yang diperoleh melalui mesin otomatis atau berdasarkan buku tamu.
Kunjungan Perpustakaan per Kapita adalah : A/B
Keterangan A = Jumlah kunjungan ke perpustakaan selama 1 tahun
B = Jumlah orang dalam populasi yg harus dilayani

Biaya per Kunjungan Perpustakaan
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai biaya jasa perpustakaan sehubungan dengan jumlah kunjungan perpustakaan. Pengumpulan data dapat dilakukan melalui buku tamu atau mesin yang secara otomatis dapat menghitung jumlah pengunjung yang memasuki dan meninggalkan perpustakaan, dan perkiraan pengeluaran selama tahun tersebut.
Biaya per Kunjungan Perpustakaan adalah : A/B
Keterangan A = Jumlah pembelanjaan perpustakaan selama 1 tahun penuh
B = Jumlah kunjungan perpustakaan selama 1 tahun penuh (tahun yang sama)

Ketersediaan Judul Dokumen
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai seberapa banyak judul-judul dokumen yang dimiliki perpustakaan benar-benar tersedia jika dibutuhkan pemakai. Dalam hal ini dokumen adalah rekaman informasi yang dapat diperlakukan sebagai sebuah unit dalam proses dokumentasi tanpa menghiraukan bentuk fisik dan ciri-cirinya. Adapun judul berarti kata atau kalimat, umumnya muncul pada sebuah dokumen, yang biasanya untuk diacu, untuk identifikasi dan untuk membedakannya dengan dokumen lain.
Pengumpulan data dilakukan dengan cara mengambil sampel judul-judul yang dimiliki perpustakaan kemudian diperiksa apakah judul tersebut tersedia di perpustakaan. Untuk pengukuran secara kasar, cukup memeriksa cantuman dari perpustakaan, sedangkan untuk memperoleh pengukuran yang lebih akurat, kopi judul yang ada diperiksa.
Ketersediaan Judul Dokumen adalah : A/B x 100 %
Keterangan : A = Jumlah judul dalam sampel yang tersedia
B = Jumlah judul dalam sampel secara keseluruhan

Ketersediaan Judul yang Dibutuhkan
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai seberapa banyak judul-judul dokumen yang dimiliki perpustakaan dan diminta pemakai benar-benar tersedia jika dibutuhkan. Pengumpulan data dilakukan dengan cara mengambil sampel judul-judul yang dimiliki perpustakaan dan diminta sekurang-kurangnya oleh seorang pemakai, kemudian diperiksa apakah judul tersebut tersedia di perpustakaan.
Ketersediaan Judul Dokumen yang Dibutuhkan adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah judul yang dibutuhkan yang tersedia dalam sampel
B = Jumlah judul yang dibutuhkan dalam sampel secara keseluruhan

Persentase Judul Dokumen yang Dibutuhkan dalam Koleksi
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai seberapa banyak judul yang diminta pemakai dimiliki perpustakaan. Dengan kata lain, indikator ini digunakan untuk menilai ketepatan koleksi dengan kebutuhan pemakai. Pengumpulan data dilakukan dengan cara survei dengan sampel yang diambil secara random.
Persentase Judul Dokumen yang Dibutuhkan dalam Koleksi adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah judul yang dibutuhkan pemakai yang ada dalam koleksi
B = Jumlah judul yang dibutuhkan dalam sampel

Ketersediaan dan Dapat Disediakannya Judul yang Dibutuhkan
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai seberapa banyak judul yang diminta pemakai segera tersedia atau dapat disediakan dalam waktu tertentu. Pengumpulan data dilakukan dengan cara survei dengan sampel yang diambil secara random.
Ketersediaan dan Dapat Disediakannya Judul yang Dibutuhkan adalah : A/B x 100 %
Keterangan A = Jumlah judul dalam sampel yang dapat disediakan
B = Jumlah judul dalam sampel

Penggunaan di Perpustakaan per Kapita
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai jumlah penggunaan koleksi di dalam perpustakaan. Data diperoleh dengan cara survei yang dilakukan pada periode tertentu. Selama itu, pemakai diminta untuk tidak mengembalikan dokumen yang telah digunakan, kemudian dihitung jumlah dokumen yang digunakan.
Penggunaan di Perpustakaan per Kapita adalah : A/B x C
D
Keterangan A = Jumlah dokumen yang dihitung selama periode sampling
B = Jumlah hari buka perpustakaan selama periode sampling
C = Jumlah hari buka perpustakaan secara keseluruhan selama 1 tahun
D = Jumlah orang dalam populasi yang dilayani

Tingkat Penggunaan Dokumen
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai tingkat penggunaan koleksi secara keseluruhan dengan memperkirakan proporsi dokumen yang digunakan pada waktu tertentu. Data dikumpulkan dengan cara mengambil sampel dokumen yang dimiliki perpustakaan, kemudian diperiksa apakah dokumen tersebut sedang digunakan. Dalam hal ini, digunakan berarti sedang dipinjam atau dipakai di perpustakaan.
Tingkat Penggunaan Dokumen adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah dokumen dalam sampel yang digunakan
B = Jumlah dokumen dalam sampel secara keseluruhan

Median Waktu Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Tertutup
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai apakah sistem temu kembali telah efektif. Data diperoleh dengan cara mencatat waktu antara dokumen diminta oleh pemakai sampai dokumen tersebut tersedia untuk pemakai.
Median Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Tertutup adalah : (A+B)
2
A dan B adalah dua nilai di tengah daftar peringkat.

Median Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Terbuka
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai apakah penempatan petunjuk dan penataan (shelving) benar, sehingga memberikan kecepatan akses ke dokumen. Data diperoleh dengan cara mencatat waktu antara berakhirnya pencarian melalui katalog sampai dokumen ditemukan di rak.
Median Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Terbuka adalah (A+B)
2
A dan B adalah dua nilai di tengah daftar peringkat.

Pergantian Koleksi
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai tingkat penggunaan koleksi yang dipinjamkan secara keseluruhan. Indikator dapat juga untuk menilai kesesuaian koleksi dengan kebutuhan populasi yang dilayani. Data dikumpulkan dengan cara menhitung jumlah peminjaman koleksi khusus yang terdaftar pada waktu tertentu dan menghitung jumlah dokumen dalam koleksi khusus.
Pergantian Koleksi adalah : A/B
Keterangan A = Jumlah peminjaman dalam koleksi khusus selama periode tertentu
misalnya 1 tahun
B = Jumlah dokumen dalam koleksi khusus.

Indikator Peminjaman per Kapita
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai tingkat penggunaan koleksi perpustakaan oleh populasi yang dilayani. Indikator ini dapat juga digunakan untuk menilai kualitas koleksi dan kemampuan perpustakaan dalam mempromosikan penggunaan koleksi. Pengumpulan data dilakukan dengan cara menghitung jumlah peminjaman dalam satu tahun.
Peminjaman per Kapita adalah A/B
Keterangan A = Jumlah peminjaman selama satu tahun
B = Jumlah populasi yang dilayani

Dokumen Sedang Dipinjam per Kapita
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai tingkat penggunaan koleksi perpustakaan oleh populasi yang dilayani. Pengumpulan data dilakukan dengan cara menghitung koleksi yang boleh dipinjam yang tercatat sedang dipinjam selama waktu tertentu.
Dokumen Sedang Dipinjam per Kapita adalah: A/B
Keterangan A = Jumlah dokumen yang sedang dipinjam dalam waktu tertentu
B = Jumlah populasi yang dilayani


Biaya per Peminjaman
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai biaya jasa perpustakaan yang berkaitan dengan jumlah peminjaman.
Biaya per Peminjaman adalah : A/B
Keterangan A = Jumlah pengeluaran selama setahun penuh
B = Jumlah peminjaman pada periode yang sama.

Peminjaman per Petugas
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai sumber daya staf perpustakaan berkaitan dengan jumlah peminjaman.
Peminjaman per Petugas adalah : A/B
Keterangan A = Jumlah peminjaman selama setahun penuh
B = Jumlah karyawan full time pada periode yang sama

Kecepatan Silang Layan
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai apakah perpustakaan menyediakan jasa silang layan yang efisien untuk pemakainya. Indikator didefinisikan sebagai proporsi dokumen yang diminta pemakai yang tidak dimiliki perpustakaan yang dapat disediakan dari sumber eksternal dalam waktu tertentu. Pengumpulan data dilakukan dalam periode yang ditetapkan, kemudian catat dan hitung jumlah hari antara penerimaan permintaan dari pemakai sampai penerimaan dokumen dari sumber lain. Kemudian hitung proporsi dokumen yang diterima dalam waktu tertentu, misalnya 7, 14, 21, 30, atau 60 hari.
Kecepatan Silang Layan adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah dokumen yang diterima dalam periode waktu tertentu
B = Jumlah permintaan yang diterima selama periode sampling

Tingkat Ketepatan Jawaban yang Diberikan
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai seberapa banyak staf mampu memenuhi persyaratan utama untuk jasa referensi yang baik, yaitu memberikan jawaban yang tepat. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan cara menyiapkan daftar pertanyaan lengkap dengan jawaban. Daftar pertanyaan tersebut digunakan oleh pemakai yang dipilih untuk menguji petugas tanpa sepengetahuannya. Tingkat Ketepatan Jawaban yang Diberikan adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah pertanyaan yang berhasil dijawab dengan benar
B = Jumlah pertanyaan yang diberikan

Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Judul
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam memberikan informasi kepada pemakai tentang dimana dan bagaimana menemukan judul tertentu melalui katalog. Pengumpulan data dilakukan melalui survei.
Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Judul adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah judul yang ditemukan pemakai dalam katalog
B = Jumlah judul yang dicari pemakai yang sebenarnya terdaftar dalam
katalog.

Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Subjek
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam memberikan informasi kepada pemakai tentang dimana dan bagaimana menemukan subjek tertentu melalui katalog. Pengumpulan data dilakukan melalui survei.
Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Subjek adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah subjek yang ditemukan pemakai dalam katalog
B = Jumlah subjek yang dicari pemakai yang sebenarnya terdaftar dalam
katalog.

Ketersediaan Fasilitas
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai apakah fasilitas tertentu yang disediakan oleh perpustakaan benar-benar tersedia untuk pemakai. Peralatan yang tidak dioperasikan misalnya karena dimatikan, dikunci dan lain-lain dianggap sebagai tidak tersedia. Pengumpulan data dilakukan melalui survei.
Ketersediaan Fasilitas adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah fasilitas yang tersedia untuk digunakan
B = Jumlah fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan secara keseluruhan

Tingkat Penggunaan Fasilitas
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai tingkat penggunaan fasilitas tertentu yang disediakan oleh perpustakaan. Pengumpulan data dilakukan melalui survei.
Tingkat Penggunaan Fasilitas adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah fasilitas yang digunakan
B = Jumlah fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan secara keseluruhan

Perlu ditambahkan bahwa jika semua peralatan dalam keadaan dapat dioperasikan dan mempunyai angka Tingkat Penggunaan 100%, maka angka Ketersediaan Fasilitas akan mencapai 0%. Hal ini berarti fasilitas yang disediakan perpustakaan semua digunakan sehingga pemakai lain harus antri untuk dapat menggunakannya. Untuk mengatisipasi masalah ini, perpustakaan hendaknya menetapkan komposisi yang ideal antara angka Ketersediaan Fasilitas dan angka Tingkat Penggunaan Fasilitas sehingga fasilitas yang disediakan tidak kekurangan maupun kelebihan.

Tingkat Keterisian Kursi
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai tingkat penggunaan kursi yang disediakan perpustakaan untuk keperluan membaca atau belajar. Kursi yang menunjukkan sedang digunakan, seperti terdapat alat tulis, buku catatan dll. dihitung sebagai sedang digunakan walaupun pemakainya tidak sedang berada di tempat. Pengumpulan data dilakukan melalui survei.
Tingkat Keterisian Kursi adalah : A/B x 100%
Keterangan A = Jumlah kursi yang digunakan
B = Jumlah kursi yang disediakan

Ketersediaan Sistem Otomasi
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai seberapa banyak sistem otomasi di perpustakaan benar-benar tersedia untuk pemakai. Pengukuran dapat dilakukan terhadap sistem komputer sentral, atau sistem komputer dengan segala peralatannya seperti terminal, workstation, printer dll. Pengumpulan data dilakukan dengan cara mencatat jumlah jam sistem tidak bekerja/bekerja dibawah standar yang tidak terjadwal.
Ketersediaan Sistem Otomasi (komputer sentral) adalah : A-B x 100%
A
Keterangan A = Jumlah jam sistem bekerja yang terjadwal
B = Jumlah jam sistem tidak bekerja yang tak terjadwal

Median Waktu Pengadaan Dokumen
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai apakah kecepatan pemasok dalam menyediakan koleksi perpustakaan cukup efektif. Data dikumpulkan dengan cara mencatat jumlah hari antara pemesanan dokumen sampai datangnya dokumen di perpustakaan. Urutkan judul berdasarkan jumlah hari yang diperlukan.
Median Waktu Pengadaan Dokumen adalah jumlah hari yang berada di tengah daftar peringkat.

Median Waktu Pengolahan Dokumen
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai apakah kecepatan pengolahan dokumen cukup efektif. Dalam hal ini waktu yang dihitung adalah median jumlah hari antara dokumen datang sampai dokumen tersedia untuk umum di rak. Pengumpulan data dilakukan dengan cara melampirkan lembar catatan ke dalam buku yang diproses selama periode tertentu, dan mencatat tanggal setiap tahap pengolahan, meliputi penerimaan, katalogisasi, katalogisasi subjek, persiapan penjilidan, penjilidan, dan penataan atau shelving. Urutkan judul berdasarkan jumlah hari yang diperlukan.
Median Waktu Pengolahan Dokumen adalah jumlah hari yang berada di tengah daftar peringkat.

Biaya per Judul Katalog
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai biaya yang diperlukan untuk membuat cantuman bibliografi. Biaya yang dikeluarkan mencakup honor karyawan ditambah biaya untuk membuat cantuman. Data dikumpulkan dalam waktu yang telah ditetapkan
Biaya per Judul Katalog adalah : (A x B) + C
D

Keterangan A = Jumlah jam yang diperlukan untuk membuat cantuman bibliografi
selama periode tertentu
B = biaya per jam tenaga kerja
C = Biaya untuk membuat cantuman selama waktu tertentu
D = Jumlah judul katalog yang dihasilkan selama periode tertentu.

UJI COBA PENERAPAN INSTRUMEN
Sebelum ISO 11620 diterbitkan, Evaluation and Quality in Library Performance: System for Europe disingkat EQLIPSE mengusulkan 54 indikator (Farrel and Wynne 1997). Indikator tersebut diambil dari beberapa sumber, antara lain dari draft ISO (Information and documentation – Library Performance Indicators), laporan PROLIB (Library Performance Indicators & Library Management Models), IFLA (Measuring Quality: International Guidelines for Performance Measurement in Academic Libraries), dan laporan UK’s Joint Funding Council (The efective Academic Library-A Framework for Evaluating the Performance of UK Academis Libraries).
Uji coba penerapan pengukuran ke 54 indikator tersebut dilakukan di dua perpustakaan yaitu University of Central Lancashire dan Dublin City University. Proyek uji coba pengumpulan data di perpustakaan University of Central Lancashire tahun 1996 dilaksanakan oleh peneliti bekerja sama dengan staf perpustakaan dan melibatkan 600 orang pemakai. Hasil uji coba menunjukkan bahwa dua indikator tidak dapat diukur, yaitu: Kecepatan Pengiriman Dokumen dari Tempat Lain, dan Penggunaan Perpustakaan dari Jarak Jauh per Kapita. Data untuk megukur 17 indikator ternyata dapat disediakan melalui komputer.
Proyek uji coba pengumpulan data juga dilakukan di perpustakaan Dublin City University tahun 1996, dilaksanakan oleh pimpinan, peneliti, pustakawan, staf, dan melibatkan 350 orang pemakai. Hasil uji coba menunjukkan bahwa beberapa indikator tidak dapat diukur karena data tidak tersedia. Hal ini disebabkan perpustakaan tersebut tidak menyediakan jasa silang layan, tidak mempunyai koleksi tertutup, tidak memiliki peralatan agar perpustakaan dapat diakses jarak jauh, dan tidak menyelenggarakan program yang dihadiri pemakai. Hanya satu indikator yang datanya dapat disediakan oleh komputer.
Sehubungan dengan hal tersebut, pada tahun 2000 PDII-LIPI melaksanakan kegiatan penyusunan instrumen untuk mengukur kinerja lembaga Pusdokinfo, khususnya yang sesuai untuk PDII-LIPI. Uji coba pengumpulan data direncanakan dilakukan pada tahun berikutnya.

PENUTUP
Dengan adanya ISO 11620-1998, perpustakaan memperoleh kemudahan dalam melakukan pengukuran kinerja karena telah tersedia instrumen yang terjamin validitas dan reliabilitasnya. Belajar dari studi kasus penerapan pengukuran kinerja sebagaimana tersebut di atas, maka tiap perpustakaan masih perlu melakukan analisis dan seleksi, indikator mana yang cocok dengan kondisi perpustakaan masing-masing. Kemungkinan, tidak semua indikator dapat diterapkan di perpustakaan, sebaliknya bagi lembaga yang lebih luas dari sekedar perpustakaan, indikator yang tersedia belum tentu dapat mengukur semua kegiatan yang dilakukan. Sehubungan dengan hal itu, maka pengukuran indikator kinerja perpustakaan merupakan hal baru yang sangat menarik untuk dicoba dan didiskusikan.

DAFTAR PUSTAKA

Carbone, P. 1995. The Committee Draft of International Standard ISO CD 11620 on library performance indicators. IFLA Journal 21 (4) : 274-7 (Abstrak).

Farrel, Jack O and Peter Wynne. Evaluation and quality in library performance: sistem for Europe.Http://roxy.dcu.ie/library/eqlipse.

International Organization for Standardization. 1998. Information and documentation-Library performance indicators: ISO 11620-1998 (E).

Sri Purnomowati. 2000. Mengukur kinerja perpustakaan. Baca 25 (3-4) : 61-67.

0 Comments:

Post a Comment

<< Home