Name:
Location: Jakarta, Indonesia

Tuesday, October 31, 2006

PEMANFAATAN LITERATUR SEKUNDER
TERBITAN PDII-LIPI *

Sri Purnomowati** dan Rini Yuliastuti ***

Abstrak

Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui pemanfaatan literatur sekunder terbitan PDII khususnya IMII, Inmak dan SLPS dan pengelolaan terbitan tersebut di perpustakaan. Responden terdiri dari : 128 perpustakaan di Indonesia yang menerima terbitan PDII secara rutin, 168 orang pengunjung perpustakaan PDII-LIPI, dan peninjauan langsung di 39 perpustakaan di wilayah DKI Jakarta dan sekitarnya. Hasil penelitian menunjukkan bahwa literatur sekunder terbitan PDII-LIPI ternyata cukup bermanfaat tetapi pemanfaatannya belum optimal. Pengelolaan terbitan di perpustakaan belum mendukung fungsi literatur sekunder sebagai sarana temu kembali informasi secara retrospektif. Sementara itu, kemajuan teknologi informasi di perpustakaan cukup pesat tetapi belum merata.

Kata Kunci : Literatur Sekunder, PDII-LIPI

Pendahuluan

Pesatnya produksi informasi dewasa ini menjadikan fungsi dokumentasi dan informasi karya ilmiah di Indonesia semakin penting. Hasil-hasil dokumentasi tersebut dapat berupa pangkalan data dengan luaran berupa indeks, abstrak ataupun bibliografi yang masuk dalam kategori literatur sekunder. Literatur sekunder adalah informasi dari sumber pertama atau asli yang telah mengalami modifikasi, seleksi, dan penyusunan kembali untuk kepentingan pemakai (Katz 1969).
Sayangnya, pendokumentasian karya ilmiah di Indonesia masih banyak mengalami kendala, antara lain belum adanya sistem dokumentasi dan informasi yang terpadu. Saat ini, masing-masing instansi mendokumentasikan karya ilmiah masing-masing, bahkan ada diantaranya yang belum menyediakan sarana temu kembalinya dengan baik. Lemahnya pendokumentasian karya ilmiah di Indonesia dapat dilihat dari hasil penelitian Sutarti dkk. (1997) yang menunjukkan bahwa 87,5% lembaga litbang menyatakan telah mencatat laporan penelitian yang dihasilkan, baru 43,75% yang telah menyediakan katalog, dan baru 51,02% yang telah membuatkan indeksnya.
Penggunaan literatur sekunder di kalangan masyarakatpun ternyata masih rendah. Hasil penelitian Purnomowati dkk. (1995) menunjukkan bahwa di kalangan petugas penelitian dan pengembangan di kalangan industri strategis, literatur sekunder seperti: indeks, abstrak, bibliografi, relatif kurang digunakan. Temuan tersebut didukung oleh hasil penelitian Syaifudin (1995) yang menunjukkan bahwa di PDII-LIPI, penggunaan literatur sekunder sebagai sarana penelusuran literatur masih rendah.
Selama ini, PDII-LIPI menerbitkan beberapa judul literatur sekunder yang selanjutnya disebarkan secara gratis ke perpustakaan-perpustakaan baik di dalam maupun luar negeri. Contoh terbitan tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
1. Indeks Majalah Ilmiah Indonesia (Indeks of Indonesian Learned Periodicals) disingkat IMII. Indeks ini pertama kali diterbitkan pada tahun 1960, berjudul Buletin MIPI dan semenjak tahun 1967 hingga saat ini berubah menjadi IMII.

* Dimuat dalam Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan 1(1) 1999: 31-41.
** Kepala Sub Bidang Pengkajian Informasi Ilmiah PDII-LIPI
*** Staf Sub Bidang Pengkajian Informasi Ilmiah PDII-LIPI

Terbitan ini memuat artikel-artikel dari majalah ilmiah terbitan Indonesia yang tersimpan di perpustakaan PDII-LIPI. Setiap entri memuat nama pengarang, judul yang diterjemahkan dalam bahasa Inggris, dilengkapi sumber judul majalah beserta volume, nomor, tahun terbit, serta halaman.
2. Indeks Makalah Konferensi, Lokakarya, Seminar dan sejenisnya di Indonesia, disingkat INMAK. Terbitan ini memuat judul-judul makalah dari berbagai hasil konferensi, lokakarya dan sejenisnya yang dilakukan di Indonesia dari berbagai disiplin ilmu, yang tersimpan di perpustakaan PDII-LIPI. Setiap entri makalah memuat nama pengarang, judul dan jumlah halaman.
3. Sari Laporan Penelitian dan Survei disingkat SLPS. Sari ini pertama kali terbit tahun 1982, dengan judul Sari Laporan Penelitian dan Survei 1950-1980. Setiap entri memuat judul, pengarang, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, halaman, sari, dan kata kunci. Umumnya kata kunci yang dikeluarkan berkisar antara 3-5 buah, semua laporan penelitian yang dimuat merupakan koleksi perpustakaan PDII-LIPI (Tambunan, 1994).

Permasalahan yang dihadapi saat ini adalah jarangnya dilakukan evaluasi mengenai pemanfaatan jasa PDII-LIPI khususnya terbitan. Berbagai pertanyaan perlu memperoleh jawaban seperti: apakah literatur sekunder terbitan PDII-LIPI telah dimanfaatkan secara optimal? Bagaimana perkembangan teknologi informasi di perpustakaan? Apakah informasi dalam bentuk cetak masih sesuai? Apakah keberadaan literatur sekunder terbitan PDII-LIPI masih dibutuhkan? Ditengah krisis moneter akhir-akhir ini, apakah pencetakan terbitan masih layak diprioritaskan? Kendala apa saja yang dijumpai selama ini dan langkah-langkah apa yang dapat dilakukan untuk mengatasinya?.
Untuk menjawab permasalahan tersebut, perlu dilaksanakan penelitian dengan tujuan : untuk mengetahui pemanfaatan literatur sekunder terbitan PDII khususnya IMII, Inmak dan SLPS, baik oleh pengelola perpustakaan maupun pengunjung perpustakaan serta mengetahui pengelolaan terbitan tersebut di perpustakaan.

Metodologi

Penelitian dilakukan dengan metode suvei dibantu pengamatan. Responden terdiri dari: 1. Semua perpustakaan di Indonesia yang menerima terbitan PDII secara rutin. Dari 251 kuesioner yang dikirimkan, kembali 128 kuesioner (tingkat pengembalian 51%); 2. Pengunjung perpustakaan PDII-LIPI yang dipilih secara acak. Dari 200 kuesioner yang disebarkan, kembali 170 kuesioner (tingkat pengembalian 85%); 3. Peninjauan ke 39 perpustakaan penerima terbitan di wilayah DKI Jakarta dan sekitarnya, yang dipilih secara acak proporsional sebesar 40% dari populasi.
Instrumen yang digunakan untuk pengumpulan data adalah: 1. Kuesioner untuk pengelola perpustakaan, 2. Kuesioner untuk pengunjung perpustakaan, dan 3. Lembar pengamatan. Data hasil kuesioner dan peninjauan langsung ke lapangan dianalisis dengan pendekatan deskriptif kuantitatif dan disajikan dalam bentuk tabel dan prosentase.

Hasil Penelitian

A. Pemanfaatan Menurut Pengelola Perpustakaan
Responden dalam penelitian ini, berasal dari 23 propinsi, terdiri dari 60 perpustakaan Perguruan tinggi, 48 perpustakaan Departemen dan Non departemen, 14 Perpustakaan Daerah dan 6 perpustakaan swasta.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar responden (71,09%) menyatakan bahwa mereka menerima terbitan secara teratur, sementara 28,91% sisanya menyanggah pernyataan tersebut. Sebagian besar responden (72,66%) menyatakan bahwa frekuensi terbitan 2 kali dalam setahun cukup memadai. Beberapa responden mengusulkan frekuensi yang lebih sering.
Literatur sekunder terbitan PDII-LIPI ternyata cukup bermanfaat. Sekitar 82,81% perpustakaan menyatakan bahwa terbitan tersebut dipakai oleh pengunjung. Hampir semua perpustakaan (91,41%) menyatakan bahwa selain pengunjung perpustakaan, literatur sekunder terbitan PDII-LIPI juga dipakai oleh petugas perpustakaan (lihat Tabel 1).

Tabel 1
Hasil Penelitian Terhadap Pengelola Perpustakaan
Aspek
Jumlah Responden (%)
DISTRIBUSI

Teratur
71,09
Frekuensi cukup 2 x setahun
72,66
PEMANFAATAN

Digunakan pengunjung perp.
82,81
Digunakan petugas perp.
91,41
Pengetahuan pemakai memadai
77,34
Pengetahuan petugas memadai
91,41
Bentuk cetak masih sesuai
90,62
Mrpk terbitan yg dicari-cari
51,56
Menginginkan terbitan
96,87
PROFIL PEMAKAI

Pelajar
12,50
Mahasiswa
74,22
Dosen/pengajar
53,12
Peneliti
64,06
Masyarakat umum
11,72
TEKNOLOGI INFORMASI

Punya Pangkalan data
51,56
Punya CD-ROM
44,53
Punya Internet
34,37

Dalam kondisi dimana teknologi informasi yang sudah sedemikian pesat, sebagian besar perpustakaan (90,62%) ternyata menganggap informasi dalam bentuk cetak masih sesuai untuk saat ini. Sebagian perpustakaan (48,46%) menyatakan bahwa terbitan tersebut memang bukan termasuk koleksi yang dicari-cari oleh pemakai. Namun demikian, hampir semua perpustakaan (96,87%) menyatakan tetap menginginkan terbitan tersebut ada dalam koleksi mereka. Pemakai terbitan umumnya terdiri dari : mahasiswa, kemudian : peneliti, dosen/pengajar, pelajar dan masyarakat umum (lihat Tabel 1).
Berdasarkan frekuensi pemakaian, tampak bahwa belum semua perpustakaan memanfaatkan terbitan tersebut secara optimal. Terbitan ternyata sering dipakai pengunjung di 31,13% perpustakaan (setiap hari – 1 minggu sekali), kadang-kadang dipakai pengunjung di 46,23% perpustakaan (1-3 kali sebulan), dan terbitan tampaknya jarang dipakai pengunjung di 22,64% perpustakaan (kurang dari 1 kali sebulan). Terbitan sering dipakai petugas di 39,32% perpustakaan, kadang-kadang dipakai petugas di 29,91% perpustakaan dan tampaknya terbitan jarang dipakai petugas di 30,77% perpustakaan (Lihat tabel 2).

Tabel 2
Frekuensi Pemakaian Terbitan
Frekuensi
Jumlah Responden (%)
(Oleh pengunjung)
Jumlah Responden (%)
(Oleh petugas)
Setiap hari
7,55
11,11
1-3 kali seminggu
23,58
28,21
1-3 kali sebulan
46,23
29,91
1-3 kali dlm 6 bln
6,60
17,09
1-3 kali setahun
10,38
11,11
< 1 kali setahun
5,66
2,57
JUMLAH
100,00
100,00

Hambatan utama yang banyak dinyatakan oleh pengelola perpustakaan adalah kesulitan dalam hal pengadaan fotokopi dokumen aslinya. Kendala lain adalah : kurang teraturnya pengiriman terbitan, sulitnya cara penggunaan terbitan, isi yang terlalu ringkas, informasi kedaluwarsa dan subyek yang terlalu umum.
Kemajuan teknologi informasi di perpustakaan nampak cukup pesat tetapi belum merata. Sejumlah 51,56% perpustakaan telah membangun pangkalan data, 44,53% telah mempunyai CD-ROM dan 34,37% sudah dapat akses melalui internet. Dari data tersebut terlihat bahwa informasi dalam media elektronik memungkinkan untuk dikembangkan di 50% perpustakaan di Indonesia.

B. Pemanfaatan Menurut Pengunjung perpustakaan PDII-LIPI

Responden dari pengunjung perpustakaan PDII-LIPI sebagian besar terdiri dari mahasiswa (66,67%), selanjutnya dosen (5,36%), pelajar (4,16%), peneliti (3,57%) dan lain-lain (20,24%). Adapun bidang minat terbanyak adalah IPA dan Ilmu murni (60,71%), Ilmu sosial (27,38%), Seni dan kemanusiaan (6,55%) dan lain-lain (5,36%). Sementara itu, proporsi pemakai pria (55,36%), sedikit lebih banyak dari pada wanita (44,64%).
Hasil penelitian menunjukkan bahwa belum semua pengunjung mengenal literatur sekunder terbitan PDII-LIPI, dan telah mengetahui cakupan isi dan cara penggunaan terbitan. Sebagian responden (43,45%) mengenal terbitan sejak mereka masih sekolah atau kuliah, sedangkan 20,24% responden mengenalnya setelah mereka bekerja. Dengan demikian, ada 36,31% responden yang belum mengenal terbitan tersebut. Selanjutnya, hanya 52,98% responden yang mengaku mengetahui cakupan isi serta cara menggunakan terbitan,
Data pada Tabel 3 menunjukkan bahwa sebagian besar responden (67,86%) mengaku pernah menggunakan literatur sekunder terbitan PDII-LIPI. Mereka (80,36%) menganggap terbitan tersebut cukup bermanfaat, bahkan sebagian besar responden (92,86%) setuju jika terbitan literatur sekunder tersedia di perpustakaan. Sampai saat ini, setengah dari responden (50%) masih menganggap bahwa informasi dalam bentuk cetak masih sesuai untuk saat ini. Namun demikian, sesuai dengan perkembangan teknologi, sebagian besar responden (85,12%) menyatakan setuju jika pencarian informasi dilakukan melalui komputer.
Alasan penggunaan informasi adalah untuk: menulis makalah, mengerjakan tugas sekolah/kuliah, meningkatkan pengetahuan pribadi, memulai penelitian baru, memecahkan masalah dalam pekerjaan, dan menyiapkan bahan pengajaran (lihat Tabel 3).
Perilaku pemakai dalam mencari informasi sedikit banyak dipengaruhi oleh pengetahuan mereka mengenai teknik penelusuran literatur. Dalam penelitian ini, cara pencarian informasi yang paling sering digunakan berturut-turut adalah menelusur melalui daftar referensi suatu tulisan, melalui literatur sekunder, dan melalui katalog (lihat Tabel 3). Masing-masing cara penelusuran tentunya mempunyai kelemahan dan keunggulan, namun demikian cara sistematis yaitu melalui indeks ataupun abstrak sebaiknya lebih dikembangkan terutama di kalangan perguruan tinggi.

Tabel 3
Hasil Penelitian
Terhadap Pengunjung Perpustakaan PDII-LIPI
Aspek
Jumlah Responden (%)
PENGENALAN

Sejak sekolah
43,45
Setelah bekerja
20,24
Tahu cakupan isi & cara pakai
52,98
PEMANFAATAN

Pernah menggunakan
67,86
Terbitan bermanfaat
80,36
Terbitan tersedia di perp.
92,86
Bentuk cetak masih sesuai
50,00
Pencarian melalui komputer
85,12
ALASAN PENGGUNAAN

Mengerjakan tugas sekolah
40,48
Menulis makalah
42,26
Memulai penelitian
26,19
Bahan mengajar
13,69
Memecahkan masalah pekerjaan
19,64
Meningkatkan pengetahuan
32,74
CARA PENELUSURAN

Melalui katalog
67,26
Melalui indeks/abstrak
73,81
Melalui daftar referensi
82,74

Literatur sekunder ternyata termasuk sumber informasi yang jarang dipakai dibandingkan dengan sumber informasi lainnya. Jenis dokumen yang paling sering digunakan oleh responden adalah : buku, kemudian majalah, laporan penelitian, skripsi/tesis/disertasi, dan makalah. Adapun terbitan sejenis literatur sekunder, standar/spesifikasi serta paten relatif kurang digunakan (lihat Tabel 4). Hal ini kemungkinan karena sudah ada perpustakaan lain yang khusus menyediakan dokumen standar dan paten, sehingga mereka yang membutuhkan dokumen tersebut dapat langsung menghubungi perpustakaan yang bersangkutan.

Tabel 4
Penggunaan Sumber Informasi
Sumber Informasi
Nilai
Buku: teks, pegangan, petunjuk
4,15
Majalah : Indonesia & asing
3,93
Laporan penelitian
3,66
Skripsi, tesis, disertasi
3,41
Makalah/prosiding
3,35
Indeks, abstrak, bibliografi
2,79
Standar & spesifikasi
1,92
Paten
1,45
Keterangan: Nilai 0 = Tidak pernah
Nilai 5 = Sering

Kendala yang dikeluhkan oleh responden adalah: kesulitan dalam memperoleh dokumen asli, kesulitan dalam hal cara penggunaan, isi terbitan yang terlalu ringkas, informasi yang sudah kedaluwarsa dan subyek yang terlalu umum atau kurang spesifik.

C. Pengelolaan Terbitan di Perpustakaan

Responden dalam penelitian ini adalah 39 perpustakaan berasal dari DKI Jakarta, Bogor, Serpong, dan Cibinong, terdiri dari 11 perpustakaan Perguruan tinggi, 23 perpustakaan Departemen dan Non departemen, dan 5 perpustakaan swasta.
Hasil peninjauan langsung menunjukkan bahwa pengelolaan literatur sekunder terbitan PDII-LIPI kurang memuaskan. Hanya sebagian kecil perpustakaan (25,71%) menempatkan terbitan pada lokasi yang cukup strategis sehingga mudah dijangkau pengunjung, sebagian perpustakaan (22,86%) menempatkan terbitan pada lokasi yang agak strategis, adapun 31,43% responden menempatkan terbitan pada lokasi yang kurang strategis, bahkan koleksi tak ditemukan di 20% perpustakaan (lihat Tabel 5).
Ditinjau dari sisi kelengkapan koleksi yang dijajarkan di rak, hanya 17,86% perpustakaan yang memajang koleksi 5 tahun terakhir secara lengkap. Sebagian besar perpustakaan (78,57%) hanya memajang beberapa terbitan, khususnya yang terbaru saja (lihat Tabel 5). Dengan jajaran koleksi yang amat terbatas seperti itu, maka fungsi literatur sekunder sebagai sarana temu kembali informasi secara retrospektif tidak tercapai.

Tabel 5
Hasil Kunjungan Ke Perpustakaan
Variabel
Jumlah Responden
Jumlah Responden (%)
LOKASI


Strategis
9
25,71
Agak strategis
8
22,86
Kurang strategis
11
31,43
Tak ditemukan
7
20,00
Jumlah
35
100,00
KONDISI


Baru
27
96,43
Terpakai
1
3,57
Lusuh
0
0,00
Jumlah
28
100,00
JAJARAN


Lengkap
5
17,86
Agak lengkap
1
3,57
Kurang lengkap
22
78,57
Jumlah
28
100,00
PENGUNJUNG


Sedang memakai
Terbitan
0
0,00

Dari hasil peninjauan juga menunjukkan bahwa literatur sekunder terbitan PDII-LIPI belum dimanfaatkan secara optimal. Kondisi terbitan umumnya masih dalam keadaan baik bahkan cenderung baru, dan tak satupun terbitan yang ditemukan lusuh karena dipakai. Selama kunjungan, tak dijumpai adanya pemakai yang sedang menggunakan terbitan (lihat Tabel 5).

Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan dari hasil penelitian ini menunjukkan bahwa literatur sekunder terbitan PDII-LIPI cukup bermanfaat tetapi pemanfaatannya belum optimal. Pengelolaan terbitan di perpustakaan belum mendukung fungsi literatur sekunder sebagai sarana temu kembali informasi secara retrospektif. Sementara itu, kemajuan teknologi informasi di perpustakaan boleh dikatakan cukup pesat tetapi belum merata.
Selanjutnya disarankan untuk melakukan pendataan ulang bagi perpustakaan yang masih menginginkan terbitan. Untuk menghindarkan permintaan semu, terbitan hendaknya tidak dibagikan secara gratis melainkan dijual atau dibebani ongkos kirim. Pengenalan literatur sekunder hendaknya dilakukan lebih intensif terutama di kalangan sekolah dan perguruan tinggi, disamping peningkatan kualitas terbitan serta layanan untuk mengatasi kendala-kendala yang ada.

Daftar Pustaka

Katz, William A. 1978. Introduction to reference work : Basic information source. Vol 1. 3th ed. New York: McGraw-Hill.

Sri Purnomowati: Muhartoyo; Djatin, Jusni; Sutarti, Mursi; Somadikarta, Lini B.; Widyawan, Rosa. 1995. Kebutuhan informasi dan perilaku pencarian informasi tenaga penelitian dan pengembangan di kalangan industri strategis. Jakarta: PDII-LIPI. 67 hal.

Sutarti, Mursi dkk.. 1997. Studi pola hubungan user - unit dokumentasi, mekanisme dan kondisi arus informasi penelitian di Indonesia. Jakarta: PDII-LIPI.

Syaifudin. 1995. Perilaku pemakai dalam menelusur informasi terhadap pemenuhan kebutuhan akan informasi. Tesis. Sumedang : Fakultas Ilmu Komunikasi Jurusan Ilmu Perpustakaan - Universitas Padjadjaran.

Tambunan, Kamariah; Jusni Djatin. 1994. Sumber Informasi Literatur Sekunder. Jakarta: Pusat Dokumentasi Dan Informasi Ilmiah.

0 Comments:

Post a Comment

<< Home