Name:
Location: Jakarta, Indonesia

Tuesday, October 31, 2006

PENERAPAN ISO 11620-1998 DI PERPUSTAKAAN
: UJI COBA PENGUKURAN DELAPAN INDIKATOR KINERJA

Sri Purnomowati *


Abstract

The purpose of the exercise of measuring the library performace indicators is to identify : the difficulties and problems in collecting the data; the needs of time dan force; the clarity, completeness and weakness of the using instruments. The method in measuring the indicator is in accordance with ISO 11620-1998. The result indicates that the difficulties level of the measuring in each indicator is different. The measuring of indicators: The Facilities Availability, Facilities Use Rate, and Seat Occupancy Rate could be done without meaningful difficulties, meanwhile the difficulties in measuring indicators: In Library Use per Capita and Document Use Rate measurement are depend on the data availability. The measuring of indicators : The User Satisfaction, Title Catalogue Search Success Rate, and Subject Catalogue Search Success Rate are quite complicated because of the instrument design, collecting and analyzing the data.

Keywords : Performance Indicator; Library Performance; ISO 11620-1998; PDII-LIPI



Latar Belakang
Sebagai instansi di bawah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, PDII-LIPI merasakan kurang tepatnya indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja lembaga karena indikator yang digunakan umumnya lebih cocok untuk Pusat-pusat Penelitian, sementara PDII-LIPI mempunyai kegiatan yang sangat berbeda. Oleh karena itu, terbitnya ISO 11620 tentang indikator kinerja perpustakaan pada tahun 1998 (International Organization for Standardization 1998) merupakan hal yang sangat ditunggu-tunggu dan menjadi rujukan dalam penyusunan pedoman untuk mengevaluasi kinerja perpustakaan. Sebagai tindak lanjut, pada tahun 2000, PDII-LIPI melakukan kegiatan pemilihan indikator kinerja perpustakaan yang bertujuan untuk menentukan indikator yang sesuai untuk mengukur kinerja PDII-LIPI. Hasil pembahasan oleh sebuah tim kerja beranggotakan 16 orang perwakilan dari 5 Bidang/Bagian yang ada di PDII-LIPI berhasil dipilih 15 indikator diantara 29 indikator yang tersedia dalam ISO 11620-1998, yaitu 1. Kepuasan Pemakai; 2. Persentasi Target Populasi yang Dicapai; 3. Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita; 4. Ketersediaan Judul Dokumen; 5. Penggunaan di Perpustakaan per Kapita; 6. Tingkat Penggunaan Dokumen; 7. Peminjaman per Kapita; 8. Tingkat Ketepatan Jawaban; 9. Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Judul; 10. Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Subjek; 11. Ketersediaan Fasilitas; 12. Tingkat Penggunaan Fasilitas; 13. Tingkat Keterisian Kursi; 14. Ketersediaan Sistem Otomasi; dan 15. Waktu Median Pengolahan Dokumen. Proses kegiatan tersebut telah dilaporkan berupa tulisan oleh Sri Purnomowati (2000; 2001; 2001a; 2001b).
Studi kasus yang terjadi di beberapa perpustakaan di luar negeri menunjukkan bahwa hasil uji coba penerapan instrumen di lapangan biasanya diikuti dengan penyempurnaan instrumen yang disebabkan oleh:

* Peneliti di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-LIPI

1) kesulitan dalam pengumpulan data; 2) ketidaktersediaan data yang diperlukan; dan 3) terjadinya duplikasi pengukuran (Farrel and Wynne 1997). Hambatan-hambatan tersebut bervariasi sesuai dengan misi, tugas dan fungsi perpustakaan masing-masing. Mengingat bahwa di perpustakaan luar negeri yang serba canggihpun masih terdapat hambatan dalam pengumpulan data, maka PDII-LIPI menganggap perlu adanya uji coba pengukuran indikator yang dilaksanakan pada tahun 2001.

Tujuan
a. Mengidentifikasi kesulitan dan permasalahan dalam hal pengumpulan data
b. Mengidentifikasi besarnya waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk melakukan pengukuran indikator kinerja.
c. Mengidentifikasi kejelasan, kelengkapan dan kelemahan instrumen dalam ISO 11620-1998.

Manfaat
a. Sebagai masukan dalam penyusunan instrumen untuk mengukur kinerja perpustakaan PDII-LIPI.
b. Merintis penerapan ISO 11620 untuk mengukur kinerja perpustakaan di Indonesia.
c. Sebagai bahan masukan bagi Badan Standarisasi Nasional dalam rangka penerbitan Standar Nasional Indonesia mengenai indikator kinerja perpustakaan.

Tinjauan Literatur
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (disingkat PDII) adalah salah satu instansi di bawah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Pada waktu uji coba pengukuran dilakukan, PDII-LIPI membawahi 6 Bidang, salah satunya adalah Bidang Perpustakaan. Dalam pengukuran ini, yang dimaksud dengan kinerja perpustakaan adalah kinerja Bidang Perpustakaan yang terdiri dari 4 Sub Bidang, yaitu : Pengadaan Bahan Pustaka, Pengolahan, Jasa Pembaca, serta Majalah dan Koleksi Khusus. Luas ruang perpustakaan mencapai 2910 m2 (sekarang menjadi 3400 m2), dan memiliki koleksi sebanyak 305.505 judul dokumen yang terdiri dari buku, majalah, laporan penelitian, makalah, tesis/disertasi, CD-ROM, mikrofis/mikrofilm, kliping dan paten (PDII-LIPI 2000). Sebagaimana disebutkan di atas bahwa terbitnya ISO 11620-1998 merupakan hal yang pantas ditunggu-tunggu agar dapat dijadikan rujukan dalam penyusunan pedoman untuk mengevaluasi kinerja perpustakaan.
Standar Internasional ISO 11620 mengenai indikator kinerja perpustakaan yang resmi diterbitkan pada tahun 1998 (International Organization for Standardization 1998) tersebut dapat digunakan untuk mengukur kinerja semua jenis perpustakaan di semua negara. Pengukuran indikator kinerja perpustakaan dimaksudkan untuk membandingkan kinerja suatu perpustakaan dari waktu ke waktu, atau dengan alasan yang sangat kuat, dapat juga digunakan untuk membandingkan kinerja perpustakaan yang satu dengan yang lain dengan mempertimbangkan perbedaan misi perpustakaan, indikator yang digunakan dan hati-hati dalam menginterpretasikan data.
Kinerja perpustakaan didefinisikan sebagai efektivitas jasa yang disediakan oleh perpustakaan dan efisiensi sumber daya yang dialokasikan dan digunakan untuk menyiapkan jasa tersebut. Adapun indikator kinerja adalah pernyataan numerik, simbol atau verbal yang diperoleh dari statistik dan data perpustakaan yang digunakan untuk memberi ciri terhadap kinerja sebuah perpustakaan. Dalam ISO 11620-1998, terdapat 12 aspek kegiatan yang dapat diukur dengan menggunakan 29 indikator (Lihat Tabel 1). Indikator yang termuat dalam ISO 11620-1998 adalah standar minimal tanpa menutup kemungkinan penambahan indikator baru oleh tim yang ditunjuk untuk melengkapi indikator yang sudah ada. Sementara ini, aspek pendidikan pemakai, promosi, ketersediaan dan penggunaan SDM belum tersedia indikatornya. Dalam hal ini, penulisan nama indikator menggunakan huruf kapital pada awal kata untuk membedakannya dengan susunan kata yang berasal dari teks, misalnya : Library Visits. Mengingat begitu bervariasinya perpustakaan yang ada, maka tidak semua indikator yang disusun cocok untuk semua perpustakaan. Untuk memilih indikator yang akan digunakan, perpustakaan dapat berkonsultasi dengan pihak lain, seperti: lembaga induk, instansi terkait, pemakai dan lain-lain.
Tabel 1
Indikator Kinerja Perpustakaan sesuai ISO 11620-1998


Layanan/Kegiatan/Aspek
yang diukur
Indikator Kinerja
1.
Persepsi Pemakai
User Satisfaction (Kepuasan Pemakai)
2.
Layanan Publik

2.1
Umum
Percentage of Target Population Reached
(Persentase Target Populasi yang Dicapai)


Cost per User (Biaya per Pemakai)


Library Visits per Capita
(Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita)


Cost per Library Visit (Biaya per Kunjungan ke Perpustakaan)
2.2
Penyediaan dokumen
Titles Availability (Ketersediaan Judul Dokumen)


Required Titles Availability
(Ketersediaan Judul Dokumen yang Dibutuhkan)


Percentage of Required Titles in the Collection
(Persentase Judul Dokumen yang Dibutuhkan dalam Koleksi)


Required Titles Extended Availability
(Ketersediaan Perluasan Judul Dokumen yang Dibutuhkan)


In Library Use per Capita
(Penggunaan di Perpustakaan per Kapita)


Document Use Rate (Tingkat Penggunaan Dokumen)
2.3
Temu kembali dokumen
Median Time of Document Retrieval from Closed Stacks
(Waktu Median Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Tertutup)


Median Time of Document Retrieval from Open Access Areas (Waktu Median Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Terbuka)
2.4
Peminjaman dokumen
Collection Turnover (Perputaran Koleksi)


Loans per Capita (Peminjaman per Kapita)


Documents on Loan per Capita
(Dokumen yang Sedang Dipinjam per Kapita)


Cost per Loan (Biaya per Peminjaman)


Loans per Employee (Peminjaman per Karyawan)
2.5
Pengiriman dokumen dari sumber luar
Speed of Interlibrary Lending (Kecepatan Silang Layan)
2.6
Layanan Referensi
Correct Answer Fill Rate (Tingkat Ketepatan Jawaban)
2.7
Penelusuran Informasi
Title Catalogue Search Success Rate
(Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Judul)


Subject Catalogue Search Success Rate
(Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Subjek)
2.8
Pendidikan Pemakai
Belum ada indikatornya
2.9
Fasilitas
Facilities Availability (Ketersediaan Fasilitas)


Facilities Use Rate (Tingkat Penggunaan Fasilitas)


Seat Occupancy Rate (Tingkat Keterisian Kursi)


Automated System Availability (Ketersediaan Sistem Otomasi)
3.
Layanan Teknis

3.1
Pengadaan dokumen
Median Time of Document Acquisition
(Waktu Median Pengadaan Dokumen)
3.2
Pengolahan dokumen
Median Time of Document Processing
(Waktu Median Pengolahan Dokumen)
3.3
Katalogisasi
Cost per Title Catalogued (Biaya Katalogisasi per Judul)
4.
Promosi Layanan
Belum ada indikatornya
5.
Ketersediaan dan Penggunaan SDM
Belum ada indikatornya

Metodologi
Uji coba pengukuran dilakukan terhadap delapan indikator kinerja perpustakaan, yaitu : 1. Kepuasan Pemakai; 2. Ketersediaan Fasilitas; 3. Tingkat Penggunaan Fasilitas; 4. Tingkat Keterisian Kursi; 5 Tingkat Penggunaan Dokumen; 6. Penggunaan di Perpustakaan per Kapita; 7. Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Judul; 8. Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Subjek. Tujuh indikator selebihnya direncanakan akan dilanjutkan pada tahun 2002.
Metode pengukuran indikator dilakukan sesuai dengan cara yang termuat dalam ISO 11620-1998, yaitu survei menggunakan kuesioner pada pengukuran Kepuasan Pemakai; menggunakan kuesioner dan wawancara pada pengukuran Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Judul dan Subjek; menggunakan cara pencatatan dan pengamatan pada pengukuran Penggunaan di Perpustakaan per Kapita, Tingkat Penggunaan Dokumen, Ketersediaan Fasilitas, Tingkat Penggunaan Fasilitas, dan Tingkat Keterisian Kursi. Metodologi secara lebih rinci akan diuraikan satu per satu dalam penjelasan hasil pengukuran.

Hasil Uji Coba Pengukuran
Kepuasan Pemakai (User Satisfaction)
Indikator ini bertujuan untuk menilai tingkat kepuasan pemakai terhadap jasa perpustakaan. Subjek dalam penelitian ini adalah pengunjung perpustakaan PDII-LIPI, yang pada tahun 1999/2000 hampir mencapai 80.000 orang. Pengambilan sampel dilakukan secara proporsional, sedangkan penentuan jumlah sampel berdasarkan pertimbangan: kemampuan, biaya, waktu, tenaga, dan mengutamakan ketepatan hasil penelitian. Pengumpulan data dilakukan selama 3 bulan yaitu sejak bulan Mei - Agustus 2001, dilakukan oleh 1 orang peneliti dan 6 orang pengumpul data. Dari 600 kuesioner yang disebarkan, berhasil kembali 552 kuesioner atau tingkat pengembalian 92%.
Instrumen dalam penelitian ini disusun berdasarkan kebutuhan perpustakaan, meliputi pertanyaan mengenai kepuasan terhadap 4 aspek layanan perpustakaan, yaitu: 1) ketersediaan/kelengkapan koleksi perpustakaan; 2) fasilitas perpustakaan; 3) kualitas layanan; dan 4) kemudahan akses ke perpustakaan.
Cara perhitungan Kepuasan Pemakai terhadap setiap aspek layanan mengacu pada instrumen dalam ISO 11620 (International Organization for Standardization 1998), dengan rumus :
A/B
A = jumlah nilai tiap aspek layanan yang diberikan oleh responden
B = jumlah responden yang menjawab pertanyaan
Perlu diketahui bahwa koleksi perpustakaan di PDII-LIPI tidak berada dalam satu ruangan melainkan terpisah-pisah, yaitu : koleksi umum dan referensi di Lantai IV gedung baru, koleksi majalah di Lantai IV gedung lama, koleksi laporan penelitian/tesis dan disertasi di Lantai IV gedung lama, dan koleksi tentang wanita di Lantai I gedung lama. Oleh karena itu, data selain dianalisa sebagai kepuasan pemakai perpustakaan secara keseluruhan juga dianalisa berdasarkan jenis koleksi/ruangan. (Hasil pengukuran Kepuasan Pemakai selengkapnya akan dimuat tersendiri).
Dari hasil uji coba pengukuran ini dapat ditarik kesimpulan, yaitu :
Pengukuran Kepuasan Pemakai dalam uji coba ini membutuhkan cukup banyak tambahan waktu dan tenaga khususnya selama proses pengumpulan dan pengolahan data. Hal ini antara lain karena besarnya jumlah pengunjung perpustakaan PDII-LIPI, banyaknya ruang perpustakaan, dan kebutuhan akan hasil analisa yang lebih rinci. Bagi perpustakaan yang tidak terlalu besar, pelaksanaannya tentu akan lebih ringan.
Intrumen dalam ISO 11620 hanya menyebutkan pengukuran jenis layanan secara garis besarnya saja, sedangkan untuk mendesain kuesioner yang sesuai bukanlah hal yang mudah. Di satu pihak, hal ini membuat perpustakaan lebih luwes dalam menentukan aspek yang akan diukur. Di lain pihak, hal ini menyulitkan konsistensi instrumen, karena aspek layanan yang diukur oleh suatu perpustakaan akan berbeda dengan perpustakaan lain, dan aspek layanan yang diukur selalu berkembang dari tahun ke tahun seiring dengan kebutuhan perpustakaan. Dalam ISO 11620 hanya disebutkan bahwa peringkat kepuasan terdiri dari 5 skala, dari 1-5 dengan nilai 1 sebagai nilai paling rendah. Dengan demikian skala peringkat ini mempunyai beberapa alternatif, antara lain : 1) skala 1-5 dapat berkisar antara sangat tidak puas sampai sangat puas sesuai skala Likert (Arikunto 2000); 2) skala 1-5 dapat berkisar antara tidak puas sampai sangat puas (Martyn and Lancaster 1981); dan 3) skala 1-5 dapat berkisar antara sedikit puas sampai sangat puas, sementara angka 0 berarti tidak puas (David 1984). Dalam uji coba pengukuran, digunakan kisaran 0 -5, dimana angka nol berarti tidak puas dan angka 5 berarti sangat puas.
Sehubungan dengan hal itu, disarankan untuk : 1) pengukuran hendaknya dilakukan oleh tim tersendiri sementara pengumpulan data dapat saja diintegrasikan dengan unit kerja terkait; 2) pelaksanaan pengukuran tidak perlu dilakukan setiap tahun, tetapi setiap 2-4 tahun sekali sekaligus memberikan kesempatan untuk mengevaluasi upaya-upaya pembenahan yang telah dilakukan; 3) instrumen perlu penjabaran lebih lanjut khususnya yang berkaitan dengan pengunpulan dan pengolahan data; 2) Setiap perpustakaan hendaknya mempunyai desain kuesioner tersendiri sesuai kebutuhan yang mengacu pada tugas pokok dan fungsi masing-masing.

Ketersediaan Fasilitas (Facilities Availability)
Indikator ini bertujuan untuk menilai apakah fasilitas tertentu yang disediakan oleh perpustakaan benar-benar tersedia untuk pemakai.
Ketersediaan Fasilitas dihitung sebagai :
A/B x 100%
A = Jumlah barang yang tersedia untuk digunakan
B = Jumlah barang yang ditetapkan
Hasil perhitungan akan diperoleh angka 0 sampai 100

Uji coba pengukuran Ketersediaan Fasilitas di PDII-LIPI dilakukan terhadap ketersediaan Katalog berkomputer (OPAC=Online Public Access Catalogue), mesin fotokopi, dan alat pembaca mikro (microreader). Dalam hal ini, yang dimaksud dengan fasilitas yang tersedia adalah jumlah fasilitas keseluruhan dikurangi dengan fasilitas yang rusak dan sedang dipakai. Pengamatan dilakukan selama 3 periode, setiap periode berlangsung selama 1 minggu (5 hari kerja), dilakukan pada bulan yang berbeda, bervariasi dari minggu ke I sampai minggu ke III. Dalam satu hari dilakukan tiga kali pengamatan, yaitu : pagi (satu jam setelah perpustakaan buka), siang hari, dan sore hari (1 jam menjelang perpustakaan tutup). Jumlah keseluruhan ada 45 kali pengamatan di 4 ruangan yang berbeda, yaitu : ruang koleksi umum dan referensi, koleksi majalah, koleksi laporan penelitian, dan koleksi PIWP (Pusat Informasi Wanita dalam Pembangunan). Pengukuran Ketersediaan Fasilitas ini dilakukan oleh 1 orang peneliti dibantu 3 orang petugas pengamat. Petugas tersebut sekaligus juga mengukur indikator Tingkat Penggunaan Fasilitas dan Tingkat Keterisian Kursi. Hasil pengukuran Ketersediaan Fasilitas selengkapnya lihat Sri Purnomowati (2001b).
Dari hasil uji coba pengukuran dapat disimpulkan bahwa : 1) instrumen untuk mengukur indikator Ketersediaan Fasilitas yang termuat dalam ISO 11620 cukup jelas dan dapat diterapkan; 2) proses pengumpulan data dan pengolahan data cukup sederhana sehingga mudah diimplementasikan 3) pengukuran atau pengamatan dapat dilakukan secara bersamaan dengan pengukuran indikator Tingkat Penggunaan Fasilitas dan Tingkat Keterisian Kursi.
Mengingat pengukuran Ketersediaan Fasilitas tidak begitu membutuhkan banyak waktu dan tenaga, tidak ada masalah dalam pengumpulan data dan pengolahan data, maka pelaksanaan pengukuran Ketersediaan Fasilitas memungkinkan untuk dilaksanakan secara reguler dan pelaksanaannya dapat diintegrasikan dengan kegiatan rutin sehari-hari.

Tingkat Penggunaan Fasilitas (Facilities Use Rate)
Indikator ini bertujuan untuk menilai tingkat penggunaan fasilitas tertentu yang disediakan oleh perpustakaan.
Tingkat Penggunaan Fasilitas dihitung sebagai :
A/B x 100%
A = Jumlah fasilitas yang digunakan
B = Jumlah fasilitas yang ditetapkan
Hasil perhitungan akan diperoleh angka 0 sampai 100
Pelaksanaan pengukuran indikator Tingkat Penggunaan Fasilitas sama dengan pengukuran indikator Ketersediaan Fasilitas dalam hal : jenis fasilitas yang diukur, periode/waktu pengamatan, formulir isian yang digunakan, dan petugas yang mengerjakannya. Perbedaanya terletak pada data yang dikumpulkan, yaitu menghitung fasilitas yang pada waktu pengamatan sedang digunakan oleh pengunjung.
Sebagaimana pengukuran indikator Ketersediaan Fasilitas, dari hasil uji coba pengukuran indikator Tingkat Penggunaan Fasilitas juga menyimpulkan bahwa : 1) instrumen untuk mengukur indikator Tingkat Penggunaan Fasilitas yang termuat dalam ISO 11620 cukup jelas dan dapat diterapkan; 2) proses pengumpulan data dan pengolahan data cukup sederhana sehingga mudah diimplementasikan 3) pengukuran atau pengamatan dapat dilakukan secara bersamaan dengan pengukuran indikator Ketersediaan Fasilitas dan Tingkat Keterisian Kursi. Hasil pengukuran Tingkat Penggunaan Fasilitas selengkapnya lihat Sri Purnomowati (2001b).
Mengingat pengukuran Ketersediaan Fasilitas tidak begitu membutuhkan banyak waktu dan tenaga, tidak ada masalah dalam pengumpulan data dan pengolahan data, maka pelaksanaan pengukuran Tingkat Penggunaan Fasilitas memungkinkan untuk dilaksanakan secara reguler dan pelaksanaannya dapat diintegrasikan dengan kegiatan rutin sehari-hari.
Dari hasil perhitungan dapat terlihat bahwa angka Tingkat Penggunaan Fasilitas berbanding terbalik dengan angka Ketersediaan Fasilitas. Dengan kata lain, jika Tingkat Penggunaan Fasilitas tinggi, berarti Ketersediaan Fasilitas rendah, maka yang perlu ditentukan adalah perbandingan yang ideal antara angka Ketersediaan Fasilitas dan angka Tingkat Penggunaan Fasilitas.

Tingkat Keterisian Kursi (Seat Occupancy Rate)
Indikator ini bertujuan untuk menilai Tingkat Keterisian Kursi secara keseluruhan yang disediakan oleh perpustakaan untuk keperluan membaca atau belajar di perpustakaan.
Tingkat Keterisian Kursi dihitung sebagai:
A/B x 100%
A = Jumlah kursi yang digunakan
B = Jumlah kursi yang disediakan
Hasil perhitungan akan diperoleh angka 0 sampai 100
Dalam hal ini, kursi yang diamati adalah kursi yang disediakan untuk keperluan membaca di perpustakaan, tidak termasuk kursi yang disediakan untuk karyawan, kursi untuk pemakai OPAC, kursi di ruang seminar, rapat dan sejenisnya. Pelaksanaan pengukuran indikator Tingkat Keterisian Kursi sama dengan pengukuran indikator Tingkat Penggunaan Fasilitas dan Ketersediaan Fasilitas dalam hal: periode/waktu pengamatan, formulir isian yang digunakan, dan petugas yang mengerjakannya. Data yang dikumpulkan adalah kursi yang pada waktu pengamatan sedang digunakan atau memberikan tanda-tanda sedang digunakan oleh pengunjung perpustakaan.
Sebagaimana pengukuran indikator Ketersediaan Fasilitas dan Tingkat Penggunaan Fasilitas, dari hasil uji coba pengukuran indikator Tingkat Keterisian Kursi juga menyimpulkan bahwa : 1) instrumen untuk mengukur indikator Tingkat Keterisian Kursi yang termuat dalam ISO 11620 cukup jelas dan dapat diterapkan; 2) proses pengumpulan data dan pengolahan data cukup sederhana sehingga mudah diimplementasikan 3) pengukuran atau pengamatan dapat dilakukan secara bersamaan dengan pengukuran indikator Ketersediaan Fasilitas dan Tingkat Penggunaan Fasilitas. Hasil pengukuran Tingkat Keterisian Kursi selengkapnya lihat Sri Purnomowati (2001b).
Mengingat pengukuran Tingkat Keterisian Kursi tidak begitu membutuhkan banyak waktu dan tenaga, tidak ada masalah dalam pengumpulan data dan pengolahan data, maka pelaksanaan pengukuran Tingkat Keterisian Kursi memungkinkan untuk dilaksanakan secara reguler dan pelaksanaannya dapat diintegrasikan dengan kegiatan rutin sehari-hari.

Penggunaan di Perpustakaan per Kapita (In Library Use per Capita)
Indikator ini bertujuan untuk menilai banyaknya koleksi yang digunakan di perpustakaan (tidak termasuk koleksi yang dipinjam atau dibawa pulang).
Penggunaan di Perpustakaan per Kapita adalah :
A/BxC
D
A = Jumlah dokumen yang digunakan selama periode sampling
B = Jumlah hari buka perpustakaan selama periode sampling
C = Jumlah hari buka perpustakaan selama 1 tahun
D = Jumlah orang dalam populasi yang dilayani
Pengumpulan data dilakukan dengan cara menghitung dokumen yang digunakan pemakai sebelum dokumen dikembalikan ke rak. Pencatatan secara manual dilakukan dalam 6 periode, setiap periode berlangsung selama 1 minggu (5 hari kerja). Jenis dokumen yang diukur adalah : buku, laporan penelitian, tesis dan disertasi, jurnal/majalah, koleksi Teknologi Tepat Guna (TTG). Pengukuran indikator Penggunaan di Perpustakaan per Kapita ini dilakukan oleh 1 orang peneliti dibantu 7 orang petugas pencatat.
Dalam indikator ini yang dikehendaki sebenarnya hanyalah jumlah dokumen, tetapi jika diperlukan pencatatan dapat mencakup nomor kelas dokumen. Sebenarnya pengukuran indikator ini sangat mudah apabila perpustakaan telah melakukan pencatatan tersebut secara rutin, sehingga jumlah dokumen yang diperoleh tinggal dimasukkan ke dalam rumus.
Secara teknis, ada kesulitan untuk mencatat secara tepat berapa artikel/nomor majalah yang benar-benar digunakan, khususnya pada majalah terjilid. Jadi penggunaan koleksi majalah tidak dihitung sebagai artikel, tetapi dihitung sebagai satu dokumen (satu nomor majalah) yang dipakai semua. Demikian pula, setiap pemakaian sebagian dari majalah terjilid dianggap bahwa semua nomor dalam jilid tersebut dipakai semua. (Hasil pengukuran Penggunaan di Perpustakaan per Kapita selengkapnya akan dimuat tersendiri).
Hal yang justru menjadi permasalahan di PDII-LIPI adalah belum jelasnya kebijakan mengenai siapa sebenarnya sasaran pemakai yang akan dilayani. Tidak seperti Perguruan Tinggi dimana sasaran pemakai yang dilayani cukup jelas (dosen dan mahasiswa), selama ini pemakai yang dilayani PDII-LIPI sangatlah luas, tidak hanya mencakup peneliti, tetapi juga mahasiswa, karyawan dan masyarakat umum. Oleh karena itu, populasi (kapita) menjadi besar dan sebagai akibatnya Penggunaan di Perpustakaan per Kapita menjadi sangat kecil.
Hasil uji coba pengukuran indikator Penggunaan di Perpustakaan per Kapita menyimpulkan bahwa : 1) instrumen untuk mengukur indikator Penggunaan di Perpustakaan per Kapita yang termuat dalam ISO 11620 cukup jelas dan dapat diterapkan; 2) besarnya waktu dan tenaga yang dibutuhkan sangat dipengaruhi oleh ketersediaan data. Jika pencatatan penggunaan dokumen telah dilakukan secara rutin, proses pengukuran menjadi sangat mudah. Sebaliknya, jika data yang diperlukan belum tersedia, maka perlu dialokasikan tambahan waktu dan tenaga untuk mengumpulkan data; 3) tingkat kesulitan analisa data dipengaruhi oleh hasil yang dikehendaki. Jika hasil yang diinginkan hanya berupa jumlah dokumen sebagaimana tuntutan indikator, maka pengolahan data tergolong sederhana. Tetapi jika diinginkan adalah tingkat penggunaan dokumen per klas atau subjek, maka diperlukan pengolahan data yang agak rumit.
Selanjutnya disarankan bagi perpustakaan yang akan melakukan pengukuran indikator tersebut, agar mengumpulkan data yang dibutuhkan sebagai bagian dari pekerjaan rutin sehari-hari dan dilaporkan dalam laporan bulanan.

Tingkat Penggunaan Dokumen (Document Use Rate)
Indikator ini bertujuan untuk menilai penggunaan keseluruhan koleksi dengan perkiraan proporsi dokumen yang digunakan pada suatu waktu tertentu. Indikator ini juga dapat digunakan untuk menilai ketepatan koleksi dengan kebutuhan populasi yang dilayani. Menurut ISO 11620-1998, ada 2 cara untuk mengukur Tingkat Penggunaan Dokumen, yaitu :
1. Ambil sampel secara representatif dari dokumen yang dimiliki perpustakaan, periksa dan catat apakah setiap dokumen dalam sampel sedang dipinjam atau sedang digunakan di perpustakaan.
Tingkat Penggunaan Dokumen adalah :
A/B x 100%
A = Jumlah dalam sampel yang digunakan
B = Jumlah dokumen dalam sampel secara keseluruhan

2. Gunakan sistem komputer untuk menghitung jumlah dokumen yang sedang dipinjam pada hari tertentu, juga hitung jumlah dokumen yang sedang digunakan di perpustakaan pada hari yang sama.
Tingkat Penggunaan Dokumen adalah :
A+B x 100%
C
A = Jumlah dokumen yang dipinjam
B = Jumlah dokumen yang sedang digunakan di perpustakaan
C = Jumlah seluruh dokumen dalam koleksi
Karena jumlah koleksi di PDII-LIPI cukup besar, maka akan sulit jika menggunakan cara pertama. Jadi dalam uji coba pengukuran ini, dipakai cara kedua. Data B (Jumlah dokumen yang digunakan di perpustakaan) menggunakan data yang digunakan untuk mengukur Penggunaan di Perpustakaan per Kapita ditambah dengan data peminjaman pada periode yang sama (6 periode, setiap periode berlangsung selama 1 minggu). Pengukuran indikator Tingkat Penggunaan Dokumen ini dilakukan oleh 1 orang peneliti dibantu 7 orang petugas pencatat (Sama dengan petugas yang mengukur indikator Penggunaan di Perpustakaan per Kapita).
Hal yang menjadi kendala dalam uji coba pengukuran di PDII-LIPI adalah tidak tersedianya data jumlah eksemplar dokumen secara keseluruhan. Untuk buku, setiap judulnya diasumsikan hanya dibeli satu eksemplar sehingga jumlah eksemplar dokumen sama dengan jumlah judul buku yang datanya telah tersedia dalam komputer. Adapun untuk majalah, data yang tersedia selama ini masih manual dan terbatas pada judul majalah dan nomor majalah yang diterima sehingga sulit untuk menghitung jumlah eksemplar majalah secara keseluruhan. Jadi pengukuran indikator Tingkat Penggunaan Dokumen di PDII-LIPI tidak mencakup koleksi majalah, baik majalah asing maupun majalah Indonesia.
Hasil uji coba pengukuran indikator Tingkat Penggunaan Dokumen menyimpulkan bahwa : 1) pengukuran indikator belum dapat sepenuhnya dilaksanakan karena kurangnya ketersediaan data; 2) cara pertama cocok untuk perpustakaan dengan koleksi kecil, sedangkan cara kedua cocok untuk perpustakaan yang sepenuhnya sudah menerapkan komputerisasi, sementara perpustakaan PDII-LIPI tergolong mempunyai koleksi besar tetapi belum sepenuhnya terkomputerisasi; 3) besarnya waktu dan tenaga yang dibutuhkan sangat dipengaruhi oleh ketersediaan data; 4) hasil pengukuran tidak mencerminkan dokumen mana yang paling sering dipakai. Untuk keperluan tersebut perlu dilakukan analisa per jenis dokumen atau per subjek/klas, sehingga tingkat kesulitan analisa data dipengaruhi oleh hasil yang dikehendaki.
Selanjutnya disarankan bagi perpustakaan yang akan melakukan pengukuran indikator tersebut, agar mengumpulkan data yang dibutuhkan sebagai bagian dari pekerjaan rutin sehari-hari dan dilaporkan dalam laporan bulanan.

Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Subjek (Subject Catalogue Search Success Rate) dan Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Judul (Title Catalogue Search Success Rate)
Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Subjek bertujuan untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam mencocokkan penelusuran subjek pemakai melalui katalog, dan menginformasikan kepada pemakai tentang dimana dan bagaimana menemukan literatur pada sebuah subjek. Sementara Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Judul bertujuan untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam menginformasikan kepada pemakai tentang dimana dan bagaimana menemukan suatu judul melalui katalog.
Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Subjek adalah:
A/B x 100%
A = jumlah judul yang cocok dengan subjek pemakai dan ditemukan oleh pemakai
B = jumlah judul yang cocok dengan subjek pemakai yang benar-benar diindeks dalam
katalog

Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Judul adalah:
A/B x 100%
A = jumlah judul yang ditemukan oleh pemakai dalam katalog
B = jumlah judul yang dicari pemakai yang benar-benar terdaftar dalam katalog

Pengumpulan data dilakukan melalui kuesioner dibantu dengan wawancara. Langkah pertama, responden diminta mengisi formulir dan menjelaskan tentang informasi yang akan dicari, kemudian mereka dibiarkan mencari informasi sesuai dengan kata kunci yang diketahuinya. Langkah kedua, petugas mengulang penelusuran tersebut setelah memeriksa lebih jauh mengenai semua kemungkinan kata kunci yang digunakan melalui tesaurus yang ada. Selama uji coba ditemui beberapa permasalahan, yaitu:
Katalog yang digunakan di PDII-LIPI adalah katalog berkomputer (OPAC) maka tak dapat dipisahkan antara katalog subjek dan katalog judul. Kata yang dipanggil dapat saja keluar sebagai subjek atau sebagai bagian dari judul.
Selama uji coba pengukuran, jarang ditemukan responden mencari informasi mengenai judul tertentu melalui katalog. Mereka umumnya tidak menghiraukan apakah informasi yang dicari ada di judul maupun subjek.
Kesulitan menentukan jumlah cantuman yang sebenarnya terdaftar dalam katalog, karena untuk itu harus memeriksa atau memanggil semua kata yang diindeks. Hasil temuan petugas penelusur yang satu dengan petugas yang lain mungkin saja berbeda.
Secara teknis, untuk menentukan judul yang relevan dengan keinginan responden cukup menyita waktu baik waktu petugas maupun responden.
Dengan adanya masalah-masalah tersebut, maka perlu dilakukan penyesuaian konsep pengukuran yang sesuai untuk katalog berkomputer. Walaupun uji coba ini belum memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan, namun secara garis besar dapat disimpulkan bahwa : 1) indikator tersebut lebih sesuai untuk mengukur kinerja perpustakaan yang masih menggunakan katalog kartu; 2) walaupun instrumen cukup jelas, tetapi cukup rumit dalam pelaksanaannya; 3) dibutuhkan pelaksana pengukuran yang berpengetahuan cukup dalam hal sistem pengindeksan dan sistem temu kembali informasi; 4) pelaksanaan pengukuran ini terlalu berat untuk diintegrasikan dengan tugas rutin sehari-hari. Selanjutnya disarankan untuk : 1) menambahkan cara pengukuran keberhasilan penelusuran melalui katalog berkomputer ke dalam instrumen; 2) pelaksanaan pengukuran hendaknya tidak perlu dilakukan setiap tahun, tetapi dilakukan secara insidentil khususnya untuk mengevaluasi perbaikan sistem pengolahan yang dilakukan; 3) pelaksana pengukuran hendaknya ditangani oleh tim tersendiri yang menguasai masalah pengolahan bahan pustaka dan sarana temu kembali informasi.

Penutup
Hasil pengukuran menunjukkan bahwa tingkat kesulitan pengukuran masing-masing indikator tidak sama. Kesulitan tersebut antara lain dipengaruhi oleh ada tidaknya data yang diperlukan, desain instrumen, dan proses pengumpulan dan pengolahan data. Pengukuran indikator Ketersediaan Fasilitas, Tingkat Penggunaan Fasilitas, dan Tingkat Keterisian Kursi, dapat dilakukan tanpa kesulitan yang berarti, sedangkan kesulitan pengukuran indikator Penggunaan di Perpustakaan per Kapita dan Tingkat Penggunaan Dokumen sangat dipengaruhi oleh ada tidaknya data yang dibutuhkan. Sementara itu, pengukuran indikator Kepuasan Pemakai, Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Judul dan Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Subjek termasuk kategori agak rumit terutama menyangkut desain instrumen serta proses pengumpulan dan analisa datanya. Terhadap instrumen dari ketiga indikator tersebut rasanya perlu penjabaran lebih lanjut.
Dari keseluruhan hasil uji coba pengukuran dapat disimpulkan bahwa faktor terpenting yang perlu dipertimbangkan dalam pengukuran indikator kinerja perpustakaan adalah ketersediaan data dan mekanisme yang dapat menyediakan data tersebut secara rutin. Jika mekanisme tersebut tidak diciptakan, maka proses pengumpulan data untuk mengukur indikator akan menjadi beban yang berat bagi perpustakaan terutama menyangkut alokasi tenaga, waktu, dan biaya. Hal terakhir yang tak kalah penting adalah respon pimpinan dalam menyikapi hasil-hasil pengukuran tersebut. Jika hasil pengukuran kinerja tersebut ternyata tidak berperan dalam proses pengambilan keputusan atau tidak diikuti dengan langkah-langkah perbaikan, maka jerih payah tersebut samalah artinya dengan sia-sia.


Daftar Pustaka

Arikunto, Suharsimi. 2000. Manajemen Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta.

David, Antoinette. 1984. Metodological approach for identifying the information needs of engineer. Paris: Unesco.

Farrel, Jack O and Peter Wynne. 1997. Evaluation and quality in library performance: sistem for Europe.Http://roxy.dcu.ie/library/eqlipse.

International Organization for Standardization. 1998. Information and documentation-Library performance indicators: ISO 11620-1998 (E).

Martyn, John and F. Wilfrid Lancaster. 1981. Investigative methods indikator library and information science : an introduction. Arlington : Information Resource Press.

PDII-LIPI. 2000. Laporan tahunan PDII-LIPI Tahun 1999-2000. Jakarta: PDII-LIPI.

Sri Purnomowati. 2000. Mengukur kinerja perpustakaan. Baca 25 (3-4) : 61-67.

Sri Purnomowati dan Rini Yuliastuti. 2001. Indikator kinerja perpustakaan sesuai ISO 11620-1998. Marsela 3 (1) : 26-33.

Sri Purnomowati. 2001a. Penerapan ISO 11620-1998 di perpustakaan : pemilihan indikator kinerja (Belum dipublikasikan).

Sri Purnomowati. 2001b. Penerapan ISO 11620-1998 di perpustakaan : Pengukuran Tingkat Penggunaan Fasilitas dan Ketersediaan Fasilitas. Berita Iptek 42 (3) : 161-169.

0 Comments:

Post a Comment

<< Home