Name:
Location: Jakarta, Indonesia

Tuesday, October 31, 2006

UJI COBA PENGUKURAN TIGA INDIKATOR
KINERJA PERPUSTAKAAN DI PDII-LIPI *

Sri Purnomowati**

Abstrak

Uji coba pengukuran dilakukan terhadap tiga indikator kinerja perpustakaan, yaitu Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita, Peminjaman per Kapita, dan Ketersediaan Sistem Otomasi. Tujuan uji coba adalah untuk mengidentifikasi kesulitan dan permasalahan dalam hal pengumpulan data, mengidentifikasi besarnya waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk melakukan pengukuran indikator kinerja, dan mengidentifikasi kejelasan, kelengkapan dan kelemahan instrumen dalam ISO 11620-1998. Pengukuran menggunakan metode yang termuat dalam ISO 11620-1998. Hasil uji coba menunjukkan bahwa pengukuran ketiga indikator tersebut dapat dilaksanakan tanpa banyak membutuhkan waktu dan tenaga, serta instrumen yang termuat dalam ISO 11620 cukup jelas untuk diimplementasikan. Kesulitan yang dihadapi adalah penetapan jumlah Kapita PDII-LIPI secara tepat, karena data kapita yang dibutuhkan tidak tersedia. Selanjutnya disarankan untuk : 1) melakukan pembakuan isi dan penyajian laporan tahunan; 2) tidak mengukur indikator Peminjaman per Kapita karena kurang mencerminkan kinerja PDII-LIPI; 3) pencatatan data hidup matinya Sistem Otomasi untuk OPAC secara otomatis.

Kata Kunci : Kinerja Perpustakaan; ISO 11620-1998. PDII-LIPI.

1. Latar Belakang
Pada tahun 1998, International Organization for Standardization (ISO) menerbitkan ISO 11620, yang memuat cara pengukuran indikator kinerja perpustakaan. Pada tahun 2000, PDII-LIPI membentuk tim kerja untuk memilih indikator yang sesuai untuk mengukur kinerja perpustakaan di PDII-LIPI dan berhasil memilih 15 indikator diantara 29 indikator yang tersedia dalam ISO 11620-1998.
Pada tahun anggaran 2001, PDII-LIPI melakukan kegiatan lanjutan berupa uji coba pengukuran 8 indikator kinerja perpustakaan, yaitu Penggunaan di Perpustakaan per Kapita, Tingkat Penggunaan Dokumen, Ketersediaan Fasilitas, Tingkat Penggunaan Fasilitas, dan Tingkat Keterisian Kursi, Kepuasan Pemakai, Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Judul, dan Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Subyek.

* Dimuat dalam Baca 26 (1-2) 2001: 27-31.
** Peneliti di PDII-LIPI
Mengingat pentingnya uji coba pengukuran ini, maka kegiatan pengukuran dilanjutkan pada tahun 2002 dengan menguji coba pengukuran 4 indikator kinerja perpustakaan, yaitu : Kunjungan Perpustakaan per Kapita, Peminjaman per Kapita, Ketersediaan Sistem Otomasi, dan Median Waktu Pengolahan Dokumen. Kegiatan ini merupakan kegiatan rutin dari Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan Dokinfo, PDII-LIPI.
2. Tujuan
a. Mengidentifikasi kesulitan dan permasalahan dalam hal pengumpulan data
b. Mengidentifikasi besarnya waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk melakukan pengukuran indikator kinerja.
c. Mengidentifikasi kejelasan, kelengkapan dan kelemahan instrumen dalam ISO 11620-1998.
3. Manfaat
a. Menyusun dan menyempurnakan instrumen berdasarkan standar internasional ISO 11620 yang sesuai untuk mengukur kinerja perpustakaan PDII-LPI.
b. Merintis penerapan ISO 11620 untuk mengukur kinerja perpustakaan di Indonesia.
c. Sebagai bahan masukan bagi Badan Standarisasi Nasional dalam rangka penerbitan Standar Nasional Indonesia mengenai indikator kinerja perpustakaan.

METODOLOGI
Metode yang digunakan untuk mengukur indikator kinerja ini sesuai dengan cara yang termuat dalam ISO 11620-1998. Uraian metode pengukuran masing-masing indikator adalah sebagai berikut.
1. Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam menarik pemakai menggunakan layanan yang disediakan. Dalam hal ini, kunjungan didefinisikan sebagai kegiatan memasuki perpustakaan dengan ijin untuk mengunakan salah satu layanan yang disediakan perpustakaan. Pengumpulan data dapat dilakukan melalui survei atau data yang diperoleh melalui mesin otomatis atau berdasarkan buku tamu. Dalam uji coba ini, data kunjungan diperoleh dari laporan tahunan.
Kunjungan Perpustakaan per Kapita adalah : A/B
Keterangan A = Jumlah kunjungan ke perpustakaan selama 1 tahun
B = Jumlah orang dalam populasi yg harus dilayani
Dalam hal ini, Kapita adalah angkatan kerja berpendidikan perguruan tinggi dan mahasiswa di DKI Jakarta. Berhubung data angkatan kerja per wilayah tidak terdapat dalam Statistik Indonesia, terbitan Badan Pusat Statistik, maka diambil data angkatan kerja berpendidikan perguruan tinggi dan mahasiswa di seluruh Indonesia. Memang hasil perhitungan menjadi lebih kecil, tetapi konsisten karena data Kapita mudah diperoleh.

2. Peminjaman per Kapita
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai tingkat penggunaan koleksi perpustakaan oleh populasi yang dilayani. Indikator ini dapat juga digunakan untuk menilai kualitas koleksi dan kemampuan perpustakaan dalam mempromosikan penggunaan koleksi. Pengumpulan data dilakukan dengan cara menghitung jumlah peminjaman dalam satu tahun. Dalam uji coba ini, data diperoleh dari laporan tahunan.
Peminjaman per Kapita adalah A/B
Keterangan A = Jumlah peminjaman selama satu tahun
B = Jumlah populasi yang dilayani
Sebagaimana tersebut di atas, Kapita adalah angkatan kerja berpendidikan perguruan tinggi dan mahasiswa di seluruh Indonesia yang diambil dari Statistik Indonesia terbitan Badan Pusat Statistik.

3. Ketersediaan Sistem Otomasi
Indikator ini dimaksudkan untuk menilai seberapa banyak sistem otomasi di perpustakaan benar-benar tersedia untuk pemakai. Pengukuran dapat dilakukan terhadap sistem komputer sentral, atau sistem komputer dengan segala peralatannya seperti terminal, workstation, printer dll. Pengumpulan data dilakukan dengan cara mencatat jumlah jam dimana sistem tidak bekerja atau bekerja dibawah standar di luar jadwal yang ditetapkan.
Dalam hal ini, sistem otomasi yang dimaksud adalah sistem komputer sentral yang menyediakan layanan katalog berkomputer (OPAC) untuk pengunjung perpustakaan. Waktu pengamatan dilakukan selama 3 bulan, yaitu bulan Agustus, Oktober dan Desember 2002.
Ketersediaan Sistem Otomasi (komputer sentral) adalah : A-B x 100%
A
Keterangan A = Jumlah jam sistem bekerja yang terjadwal
B = Jumlah jam sistem tidak bekerja di luar jadwal

HASIL PENGUKURAN
Hasil pengukuran tiga indikator kinerja akan diuraikan dibawah ini, yaitu : 1) Kunjungan Perpustakaan per Kapita; 2) Peminjaman per Kapita; dan 3) Ketersediaan Sistem Otomasi.

1. Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita
Data kunjungan ke perpustakaan diperoleh dari laporan tahunan. Mengingat pengukuran Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita ini belum pernah dilakukan, maka pengukuran juga dilakukan untuk kinerja tahun-tahun sebelumnya sejauh data yang dibutuhkan tersedia. Hasil pengukuran dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1
Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita
Tahun
Sumber data
Jumlah Pengunjung
(Orang)
Jumlah Kapita
(Orang)
Kunjungan per Kapita
1996/1997
Lap Tahunan 96/97
52.766
2.304.600
0,023
1997/1998
Lap Bidang 97/98
64.557
2.350.971
0,027
1998/1999
Lap tahunan 98/99
57.025
2.051.001
0,028
1999/2000
Lap Bidang 99/00
76.158
2.480.662
0,031
2001
Lap Tahunan 2001
40.370
2.618.704
0,015
2002
Lap Bidang 2002
43.213
2.618.704
0,017

Sebagaimana tersebut di atas, Kapita adalah angkatan kerja berpendidikan perguruan tinggi dan mahasiswa di seluruh Indonesia yang diambil dari Statistik Indonesia terbitan Badan Pusat Statistik. Berhubung data Kapita tahun 2002 belum terbit, maka untuk sementara Kapita disamakan dengan tahun 2001.
Hasil uji coba pengukuran indikator Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita menunjukkan bahwa pelaksanaan pengukuran tidak banyak membutuhkan biaya, waktu dan tenaga. Instrumen untuk mengukur Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita yang termuat dalam ISO 11620 cukup jelas untuk diimplementasikan. Kesulitan yang dialami dalam uji coba ini adalah menetapkan jumlah Kapita PDII-LIPI secara tepat, karena data kapita yang dibutuhkan tidak tersedia. Agar data lebih akurat dan untuk menghindari kesalahan manusia, pendataan dapat dilakukan dengan menggunakan mesin penghitung otomatis.

2. Peminjaman per Kapita
Perlu diketaui bahwa data jumlah koleksi yang dipinjam tidak tercantum dalam laporan tahunan sebelum tahun 2001. Jadi data peminjaman hanya diperoleh dari laporan tahunan tahun 2001 dan 2002. Sehubungan dengan hal itu, disarankan agar membakukan bentuk dan isi laporan tahunan sehingga data yang dipaparkan terjamin kelengkapan, ketelitian dan konsistensinya. Hasil pengukuran dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2
Peminjaman per Kapita
Tahun
Sumber data
Jumlah Peminjaman (Judul)
Jumlah Kapita
(Orang)
Peminjaman per Kapita
2001
Lap Tahunan 2001
24.850
2.618.704
0,0095
2002
Lap Bidang Info
1170
2.618.704
0,0004

Sebagaimana tersebut di atas, Kapita adalah angkatan kerja berpendidikan perguruan tinggi dan mahasiswa di seluruh Indonesia yang diambil dari Statistik Indonesia terbitan Badan Pusat Statistik. Berhubung data Kapita tahun 2002 belum terbit, maka untuk sementara Kapita disamakan dengan tahun 2001.
Data pada Tabel 2 di atas menunjukkan bahwa terjadi penurunan jumlah peminjaman yang luar biasa besar, yaitu dari 24.850 eks (tidak termasuk majalah) pada tahun 2001, menjadi 1.170 eks (termasuk majalah) pada tahun 2002, atau penurunan lebih dari 2.000%. Penurunan angka peminjaman tersebut tetap terlalu drastis dan tidak masuk akal jika dikaitkan dengan penurunan jumlah anggota perpustakaan yang berjumlah 497 orang pada tahun 2001 menjadi 278 orang pada tahun 2002 atau penurunan sebesar 78%. Oleh karena itu, rasanya tidak berlebihan jika muncul pertanyaan tentang kebenaran angka-angka peminjaman yang dilaporkan.
Hasil pengukuran indikator menunjukkan bahwa angka Peminjaman per Kapita sangat kecil. Hal ini memang sesuai dengan kebijakan intern PDII-LIPI bahwa jasa peminjaman memang tidak diunggulkan, sehingga koleksi yang boleh dipinjam memang hanya sebagian kecil yaitu koleksi umum saja sedangkan koleksi lainnya tidak boleh dipinjam atau hanya boleh dibaca ditempat.
Hasil uji coba pengukuran indikator Peminjaman per Kapita menunjukkan bahwa pelaksanaan pengukuran tidak banyak membutuhkan biaya, waktu dan tenaga. Instrumen untuk mengukur Peminjaman per Kapita yang termuat dalam ISO 11620 cukup jelas untuk diimplementasikan. Kesulitan yang dialami dalam uji coba ini adalah menetapkan jumlah Kapita PDII-LIPI secara tepat, karena data kapita yang dibutuhkan tidak tersedia. Mengingat layanan peminjaman bukan merupakan layanan unggulan, maka indikator Peminjaman per Kapita kurang mencerminkan kinerja PDII-LIPI. Oleh karena itu, indikator Peminjaman per Kapita tidak perlu diukur, melainkan lebih tepat mengukur indikator Penggunaan di Perpustakaan per Kapita karena lebih mencerminkan kinerja PDII-LIPI.

3. Ketersediaan Sistem Otomasi
Jadwal dihidupkannya OPAC adalah sesuai dengan jam buka perpustakaan, yaitu hari Senin sampai Sabtu jam 8.30 – 15.30, sedangkan pada bulan puasa buka jam 8.30 – 15.00. Data pengamatan dikumpulkan oleh dua petugas, yaitu petugas perpustakaan dan petugas yang menghidupkan sistem OPAC. Pengamatan dilakukan selama 3 bulan, bulan Agustus, Oktober dan Desember 2002. Hasil pengamatan dapat dilihat pada Tabel 3.
Hasil pengamatan menunjukkan bahwa Ketersediaan Sistem Otomasi cukup bagus, yaitu mencapai 97,14% dari waktu yang dijadwalkan. Jadwal sistem hidup pada bulan Desember tampak rendah karena pada bulan tersebut banyak libur sehubungan dengan hari lebaran. Demikian pula Ketersediaan Sistem Otomasi pada bulan Desember tampak relatif rendah karena berkaitan dengan lebaran, karyawan dipulangkan sebelum waktunya.
Tabel 3
Ketersediaan Sistem Otomasi
Bulan
Jadwal Sistem Hidup (Menit)
Sistem Hidup
(Menit)
Ketersediaan Sistem (%)
Agustus
11.340
11.275
99,43
Oktober
10.920
10.810
98,99
Desember
7.050
6.557
93,01
Rata-rata


97,14

Kendala yang dihadapi dalam pengukuran indikator tersebut adalah mencari petugas di ruang perpustakaan yang datang pagi untuk mengamati kapan tepatnya sistem OPAC dihidupkan. Jadi, data yang digunakan berasal dari petugas yang menghidupkan sistem OPAC.
Hasil pengukuran indikator menunjukkan bahwa selama pengamatan tidak terjadi kerusakan yang mengganggu jalannya sistem OPAC sehingga Ketersediaan Sistem Otomasi cukup tinggi. Disarankan agar petugas sistem otomasi mencatat kapan sistem OPAC dihidupkan dan dimatikan atau mencatat adanya kerusakan secara rutin.
Hasil uji coba pengukuran indikator Ketersediaan Sistem Otomasi menunjukkan bahwa pengumpulan data dapat dilaksanakan tanpa kesulitan yang berarti. Pelaksanaan pengukuran tidak banyak membutuhkan biaya, waktu dan tenaga. Instrumen untuk mengukur Ketersediaan Sistem Otomasi yang termuat dalam ISO 11620 cukup jelas untuk diimplementasikan. Pengukuran Ketersediaan Sistem Otomasi selanjutnya dapat dilaksanakan secara reguler, setidak-tidaknya sekali setiap tahun dan hasilnya dicantumkan dalam laporan tahunan

KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dari hasil uji coba pengukuran ketiga indikator tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa :
Secara umum, pengukuran indikator Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita, Peminjaman per Kapita, dan Ketersediaan Sistem Otomasi dapat dilaksanakan tanpa banyak membutuhkan biaya, waktu dan tenaga. Instrumen untuk mengukur ketiga indikator yang termuat dalam ISO 11620 cukup jelas untuk diimplementasikan.
Kesulitan yang dihadapi dalam uji coba ini adalah menetapkan jumlah Kapita PDII-LIPI secara tepat, karena data kapita yang dibutuhkan tidak tersedia.
Saran
Saran dari hasil uji coba pengukuran ini adalah :
1. Pengukuran indikator Peminjaman per Kapita tidak perlu dilakukan karena kurang mencerminkan kinerja PDII-LIPI.
2. Pengukuran indikator Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita dan Ketersediaan Sistem Otomasi selanjutnya dapat dilaksanakan secara reguler, setidak-tidaknya sekali setiap tahun dan hasilnya dicantumkan dalam laporan tahunan
3. Pencatatan data hidup matinya Sistem Otomasi dapat mulai dilakukan secara rutin, dan perhitungan jumlah Kunjungan ke Perpustakaan lebih akurat jika dilakukan dengan mesin otomatis.

DAFTAR PUSTAKA
International Organization for Standardization. 1998. Information and documentation-Library performance indicators: ISO 11620-1998 (E).

0 Comments:

Post a Comment

<< Home